跳到内容
illustration-sundial-large@2x

为什么时间跟踪很重要?

时间追踪不仅仅是一种必要的罪恶. 它为你的业务提供了至关重要的洞察力. 以下是时间跟踪可以改变你工作方式的七种方法.

下载 下载

介绍

如果你以前从未追踪过时间的话, 你可能会惊讶地发现,许多资深的时间追踪者认为这是他们业务的命脉. 这是他们做的最重要的事情之一, 就像工资、会计或项目管理一样不可或缺.

这是因为时间跟踪涉及到你的一些最重要的业务领域. 如果你按小时收费,这不仅能帮你拿到工资, 但它就像你的项目的x光视觉. 它让你知道你是在赚钱还是在烧钱. 它可以让你知道事情是否符合预算和期限, 如果你的团队工作正常的话.

以下是记录工作时间对公司有好处的七种方法:

1. 结算你的客户

如果你的客户是按小时计费的,那么时间跟踪就很重要了. 除此之外,你如何知道向客户收取多少费用?

真正记录你的时间是很重要的,而不是瞎猜. 你不会想低估自己完成一个项目所花的时间,并意外地低估自己. 你也不想对你的客户要价过高,这可能会损害你们的关系.

根据您使用的工具,跟踪时间也可以使开发票不那么痛苦. 一些工具(如 收获),让您自动拉您的帐单时间到发票,照顾所有的数学为您.

2. 保持项目盈利

即使你不按小时计费,时间跟踪仍然很重要. 事实是, 如果你是一家客户服务公司, 你以一个特定的价格出售大量的时间, 无论你如何定价.

每个项目都由一定的小时数组成, 每一个小时都代表着一种代价, 这取决于你给做这项工作的人付多少钱. 为了让你的生意维持下去, 你需要确保你向客户收取的总价格大于你完成项目的成本. 计算成本的唯一方法是 弄清楚这个项目花了多少时间. 这就是时间跟踪的作用所在.

没有时间跟踪, 许多企业没有意识到他们的一些项目实际上是无利可图的.

假设你经营着一家移动应用开发机构,以25美元的固定价格出售sprint的工作,000. 很明显,你不需要为了向客户收费而追踪时间, 因为你已经知道要收多少钱了. 然而,你需要知道你的团队在这些冲刺中付出了多少努力. 假设你付给开发者每小时40美元. 如果他们总共需要400小时才能完成冲刺,那就太好了. 你赚了钱! 但如果他们遇到了障碍,出乎意料地花了750个小时,你就会在这个项目上赔钱.

没有时间跟踪, 许多企业没有意识到他们的一些项目实际上是无利可图的. 随着时间的跟踪, 你可以看到项目还在进行的时候,你是否在预算之内. 你还可以看到你是否比预期更快地消耗了几个小时, 这让你有机会在项目偏离轨道之前与你的团队进行对话并进行修正.

3. 提高你的价格

当你的生意起步的时候, 在为你的项目定价时,可能会有很多猜测. 你必须在定价要有竞争力之间走钢丝, 这样你就能得到客户, 赚到足够的钱维持生计. 这是一种平衡,很多企业都做不好.

除非你是按小时收费,否则设定一个价格是必须的 估计你认为一个项目需要做多少工作. 如果你估计不正确, 你的团队可能会被困在一些耗费大量时间却没有多少利润的项目上.

时间跟踪允许您构建过去项目的库,从而帮助解决这个问题. 你会确切地知道之前的每个项目花了多长时间来完成,以及它给你的业务带来了多少成本. 你还可以知道你在这些项目上是赚钱还是亏钱.

这些信息对于细化你的定价是至关重要的, 因为它显示了不同类型的项目通常需要多少成本. 你会知道创建一个应用程序或重新设计某人的网站要花多少钱. 当你开始一个类似的项目时,你可以使用这个数据作为你的基础价格.

这并不能保证你就能赚钱(你仍然需要警惕防止项目偏离轨道), 但它能让你从一个更好的地方开始. +, 你追踪的越多, 项目库中可以参考的项目越多,定价就越准确. 这是保持这些计时器运行的强大动机.

4. 做出更准确的估计

当您估计一个项目需要多长时间才能完成时,同样的项目库也可以派上用场. 没有客户会喜欢你过分承诺而错过截止日期. 要想与客户保持良好的关系,预先设定现实的期望是至关重要的.

当你大致知道一个项目要花多长时间时, 您还可以更好地规划团队的时间,并在不同的项目中安排人员. 这意味着你不太可能因为项目意外超时而超额预定某人. 并且有一个更准确的时间表, 你可以确定你只承担团队能完成的工作.

5. 更好地管理你的团队

时间跟踪为您提供了一个了解团队工作情况的窗口. 您可以看到个人,甚至整个团队,是否经常超出他们的能力. 如果是这样的话,你可以在他们精疲力竭之前帮他们分担一些工作.

当你的团队知道你在使用时间表数据来维持健康的工作与生活平衡时, 他们更有可能把时间跟踪看作是积极的事情,并真的去做. 更不用说,你会享受到拥有一个快乐、有动力的团队所带来的其他好处.

由于这个原因,时间跟踪很有用, 即使你不在中介公司或其他客户服务公司工作. 有时,大公司的个别部门会跟踪时间,这样当大量工作突然发生时,他们就可以推迟工作时间, 或者找一个新员工. 有了这样的数据,对话就会变得更有成效. 有客观的时间表数据来支持你, 上司可能会更容易接受你的担忧.

6. 创建工作记录

除了提供有用的汇总数据, 时间跟踪还可以记录团队的具体工作内容. 在某些情况下,这真的很有用.

有时客户会要求详细解释为什么某件事花了这么长时间. 他们想要确保他们为之付出的时间得到了很好的利用. 用正确的时间跟踪工具, 你所要做的就是生成一份报告,所有的细节都在那里. 这些数据使得与客户进行艰难的讨论变得更加容易, 因为你可以向他们展示一项伟大的工作需要多长时间. 你也可以抵制任何咄咄逼人或不合理的期望.

当你在一个可以被审计的行业工作时, 跟踪时间可以为你的工作创造一个重要的记录. 如果你是政府承包商, 例如, 要证明政府的钱没有浪费,就必须准确记录每个人做了什么以及花了多长时间.

7. 改进你的工作方式

你每天到底花多少时间在会议上? 你是不是把更多的时间花在处理收件箱上,而不是处理重要的事情上? 没有硬数据,你很难知道自己到底有多高效.

人们常常惊讶于他们的时间表实际上告诉了他们自己和团队的工作习惯.

人们常常惊讶于他们的时间表实际上告诉了他们自己和团队的工作习惯. 不出所料,许多团队发现了巨大的低效率. 有利的一面? 一旦你有了这些数据,你就可以开始改进你的团队的工作方式. 会议是否占用了团队很多时间? 减少会议的次数,或者每个会议的人数. 是否存在内部流程占用了计费时间? 与你的团队一起工作,使他们更有效率.

时间跟踪还可以帮助个人改进工作方式. 一旦人们看到他们的时间被记录下来, 他们经常意识到自己切换上下文太频繁,没有留出足够的时间进行深入的工作. 或者他们看到如何更好地安排他们的一天. 从长远来看,对单个工作流的小改进会对整体效率产生很大的影响.

结论

大多数企业在开始寻找时间跟踪解决方案时并没有考虑到所有这些事情. 他们通常有一个迫切的需要去解决, 就像他们刚来的新客户按小时计费. 他们没有意识到的是,他们不仅仅是在解决个人问题——他们是在为整个业务建立一个窗口!

时间跟踪允许您在如何定价和运行项目方面做出更明智的决定, 你如何安排你的团队, 甚至你如何度过你的一天.

唯一阻碍一些企业的是担心他们的团队对这个想法反应不好. 对于一些团队成员来说,抵制或不喜欢跟踪自己的时间是非常正常的. 但也有 你可以实施的策略 缓解这些恐惧,让他们上船.

一旦你的团队掌握了窍门, 他们可能会发现时间追踪并不是那么糟糕, 特别是当你使用像 收获它的设计目的是让时间跟踪尽可能轻松. 自己试试吧 免费30天.