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使用时间跟踪来防止团队的倦怠.

了解时间表数据如何让你了解谁工作太多, 所以你可以在精疲力竭成为问题之前抓住它.

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介绍

作为一名管理者,你想要的是团队成员的最佳利益. 你要让他们有能力把工作做好,同时给他们留点空间,让他们在办公室之外有自己的生活. 要想成功,你必须明白这一点, 企业需要尊重员工的时间和福利——不仅仅是因为这对企业有好处, 而是因为这样做是正确的.

对员工健康的最大威胁之一是长期工作压力带来的倦怠感, 疲惫, 幻灭感让人们无法全身心投入到工作或家庭中. 对于个人来说,职业倦怠会带来一些相当严重的健康成本, 它会破坏团队的顺利运作, 导致生产力下降和高流动率.

许多因素导致倦怠,但其中一个主要的是过度工作. 当你的团队中有人持续长时间工作时, 这可能是他们处于精疲力尽的危险中的信号. 这就是时间跟踪的作用所在. 它可以帮助你了解谁工作太多,并帮助你解决这个问题. 它甚至是一个主动预防倦怠的有用工具.

本指南将介绍时间追踪是如何帮助你的

  • 发现队员在燃烧的危险
  • 和他们一起解决问题
  • 鼓励你的团队积极预防工作倦怠
  • 改进评估,在精疲力竭发生之前阻止它

发现倦怠

战胜倦怠的第一步是考虑团队的周能力, 或者每周应该工作多少人. 总是会有糟糕的日子和忙碌的星期, 但许多企业从来没有想过,理想的工作时间应该是多少. 这个数字是多少将取决于您的业务性质. 然而,有研究表明 工作五十个小时后,生产力急剧下降,这 任何超过39的东西都可能对个人健康构成威胁.

在收获,我们将团队的工作时间设定为每周35小时. 这是我们认为能够让我们的团队最有效率的时间, 同时也让他们健康地生活, 工作之外的充实生活.

乍一看,这似乎不是很多, 但请记住,你的团队的能力应该是人们实际投入工作的时间. 它不包括午餐、延长的咖啡休息时间或绕着街区散步. 如果一个人投入了40个小时的实际工作, 这意味着他们花在“工作”上的时间比典型的朝九晚五的时间要多得多, 每周四十小时的工作时间.

我们对这个数字的感觉是如此强烈,以至于我们甚至将它融入其中 收获 本身. 在 团队部分,你可以回顾你的团队跟踪了多少时间,并看看它与他们的能力相比如何. 每个新帐户的默认容量为每周35小时. 即使你可以改变这个数字, 我们希望将35小时设置为默认值,以便每个使用收获的团队都能停下来思考一下,对于他们的团队来说,什么容量才是真正合理的.

收获的报告可以帮助您比较团队跟踪的时间和他们的能力

收获可以很容易地看到您的团队工作了多少,并将这个数字与他们的能力进行比较. 了解更多

一旦你确定了每周的产能, 您将希望看到您的团队经常使用了多少这种容量. 如果有人以他们的能力来工作,或者稍微低于他们的能力,那么一切都是正常的. 如果某人的产能过剩超过了几个小时,回顾一下前几周的情况. 如果是一次性的,这周可能只是忙. 但如果他们已经连续几周产能过剩, 这意味着是时候进行一次对话了 发生了.

与你的团队交谈

一旦你发现有人在超负荷工作, 深入了解他们的时间表,看看什么事情占用了最多的时间. 时间表数据可以为您提供许多关于正在发生的事情的良好线索, 但最终问题不会得到解决,除非你和那个人坐下来谈谈. 只有和他们谈话,你才能找到问题的根源.

当你看他们的时间表时,你可以问自己以下几个问题,这些问题可以帮助你引导你的谈话:

是否有某个项目占用了他们更多的时间? 它在某些方面脱轨了吗? 如果客户一直在扩大范围,也许你可以介入并阻止. 如果某项任务花费的时间比预期的要长——比如一个被证明比预期更棘手的编程问题——看看是否可以将其他人转移到该项目中 几周.

内部流程是否会影响到他们最重要的项目? 他们可能会工作到很晚来弥补差额. 是否有不是每个人都需要参加的会议或邮件链? 是否有可以简化的每周更新? 是否有一个内部项目可以推迟到其他工作暂时停止?

是否有一些工作可以转移给其他人? 他们手头上有什么事情可以重新安排优先顺序的吗? 时间跟踪,配合团队调度工具,比如 预测在做这些类型的决定时,会有很大的帮助. 你很容易就能看出谁在未来几周有多余的时间来承担更多的工作.

是时候雇人了吗? 如果你的团队中有几个人长期超出他们的能力, 这可能意味着是时候开始招聘程序了.

授权人

让你的团队成员知道,他们不必等到你发现他们已经精疲力尽了. 鼓励他们为自己的幸福负责,和你一起确保他们不会筋疲力尽.

很多人害怕追踪时间. 他们认为这是一种负担,对他们没有任何帮助. 让你的团队清楚他们的跟踪时间可以帮助他们了解他们是如何工作的. 它可以让他们知道自己是否在最重要的工作上花费了大量的时间, 或者他们的一天被干扰和不太重要的任务打断.

收获的个人报告揭示了你在哪里花费时间的深刻见解

“收获”让你可以很容易地分析你的跟踪时间,每周你都把时间花在了哪里. 了解更多

当他们和经理谈论自己在工作中的感受时,所有这些信息都是很好的资源. 如果某人的实际工作量导致了工作倦怠, 有了这些硬性数据,就可以更容易地讨论项目的转移或重新安排工作的优先级. 这些数据通过排除假设,将对话提升到一个更有成效的空间.

也许这是单个团队成员能够做出的最大改变, 虽然, 使用时间跟踪是为了让自己对最重要的事情负责吗. 每个人都应该在一周的开始花些时间来确定他们想要完成的两到三件主要的事情. 然后,他们可以回顾自己的时间表,看看他们在坚持这些优先级方面做得有多好.

鼓励你的团队询问他们是如何利用时间的:他们是否将长时间的工作集中在主要的优先事项上? 他们是在一开始就解决问题,还是一直拖到最后一刻才解决? 他们是否经常被会议和信号干扰?

创造一种氛围,让人们可以主动联系会议组织者,询问他们是否真的有必要出席会议. 鼓励人们在他们的日程表上安排有重点的工作时间块, 并在会议上为这次辩护. 这取决于你的工作, 团队成员可能会关闭邮件几个小时,或者在Slack上忘记通知.

这可以帮助人们确保他们有足够的时间去做真正创造价值和对他们有意义的工作. 它可以帮助他们确保他们有时间去做能够帮助他们实现目标和成长为专业人士的事情. 这种满足感和成长感可以让你远离倦怠.

改善估计

倦怠的最大原因之一是期望和现实之间的不一致, 尤其是在时间方面. 这通常表现为您估计的项目所需时间之间的差异, 以及实际完成所需的时间.

例如, 如果你估计一个项目只需要20个小时来设计, 但最后花了四十多个小时, 那个设计师会被拉得很紧, 尤其是在截止日期前.

估算并不是一门精确的科学——它们肯定有一点不精确——但如果团队完成一个项目所花费的时间经常超过预期的话, 这会制造麻烦. 项目开始一个接一个地堆积起来, 最后期限变得紧张, 人们最终会工作更长时间来让它发挥作用. 如果您从未设法提高您的评估, 你永远无法真正解决倦怠问题, 因为人总是会被拉得太紧.

时间跟踪可以帮助您得出更现实的估计, 因为它能让你回顾过去完成的类似项目, 看看这个项目的每个元素花了多长时间. 然后, 当新项目开始时, 您可以根据实际的历史数据为项目的每个单独元素创建一个评估.

当你完成一个项目, 养成习惯,将你估计的每个人在这个项目上的工作时间与他们实际跟踪的时间进行比较. 这将允许您进一步完善您的评估,因此随着时间的推移它们会变得更好. 更现实的估计意味着您可以更好地处理团队的工作量, 而且惊喜也会减少 为他们.

要了解更多关于使用时间跟踪来提高评估的信息,请查看我们的指南. 读到现在

结论

职业倦怠是一个复杂的现象. 在一天结束时, 这需要一种人际关系——诚实的对话和同理心——来帮助那些处于精疲力竭危险中的人. 但时间跟踪是一个重要的工具,可以帮助你找到问题所在. 你从时间追踪中收集的数据可以帮助你发现重要的问题,并让你深入了解你以前没有了解过的团队工作元素. 它也给个人提供了他们需要的工具 该倡议.

防止倦怠只是 这是追踪时间的众多原因之一. 时间跟踪可以帮助你给客户开账单, 让你的项目有利可图, 改善你的定价. 此外,它提供的数据可以改变你管理团队的方式.

收获让时间跟踪变得轻松,这样您就可以在不让团队抓狂的情况下获得所需的数据. +, 它将时间表数据转换为直观的可视化报告,使其很容易深入到您的业务细节. 了解更多关于收获 or 开始一个30天的免费试用 亲自测试一下.