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4个关键的工作时间管理策略

在这篇文章中, 我们将分享四个关键的时间管理策略来帮助你重新掌控你的时间表, 做更多的事情, 提高团队协作.

介绍

时间是我们最重要的不可再生资源. 对于按小时计费的企业来说,时间就是 字面上的 钱. 然而,与在电子表格中管理金钱相比,在我们的日子里分配时间可能更具挑战性.

“我们如何度过我们的日子,当然,我们如何度过我们的生活,”作家 安妮·迪拉德 提醒我们. 你宁愿把你的工作时间花在深入的项目上吗, 建立有意义的关系, 解决让人民生活更美好的重要问题? 或者,当你的注意力被无尽的电子邮件浪费掉时,你会被疯狂的能量淹没, 会议, 会议也可能是电子邮件……(你懂的)?

幸运的是, 有很多很好的时间管理策略,每个人都可以采用——只是需要一点练习. 下面, 你会发现四个关键的时间管理技巧,可以帮助你重新掌控你的时间表, 做更多的事情, 提高团队协作.

1. 删除你的待办事项清单

是的,你没看错. 任务列表没有 事实上,有效的. 他们提供了太多的选择, 不要有意义地区分任务的种类, 而且缺乏最后期限和其他义务的背景. 这可能会导致各种问题,包括瘫痪(我该从哪里开始呢?),以确定问题的优先次序.

没有游戏计划, 人们很容易不确定从哪里开始, 或者陷入常见的效率陷阱,比如主要关注最紧急的任务,忽视不紧急但重要的任务. 使用艾森豪威尔号这样的工具 时间管理矩阵 可以帮助你确定哪些任务是最值得你花时间和精力的.

将这种方法再进一步, 为日历上的每个任务安排工作块是很有帮助的. 这被称为“时间限制”,这是一种有效的时间管理策略,因为它消除了选择的悖论, 把你的工作和其他任务联系起来, 并提供一个 实现意图最重要的是,计划好什么时候做你决定的工作.

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对于个人:创建一个每日时间表
早上的第一件事, 拿出你的日历,为你的一天做一个计划(你也可以在前一天晚上做这个). 先把所有的会议或其他义务都排除在外,然后再看看你还剩下多少时间. 试着为深海留出更长的时间, 专注的工作和更短的时间块来快速和简单的任务. 如果有什么事情发生并打乱了你的计划,不要有压力. 根据你今天可以完成的任务来调整你的日程表,把不太紧急的任务推到明天去做.

对于团队:练习“时间表同步”
在共享的数字日历中设置时间, 比如谷歌或微软, 自动使您的工作时间表可见到您的队友. 但是你可以通过计划把这个策略更进一步 定期复习时间 员工与经理之间. 这些复习时间不需要很长(10 -15分钟就可以了), 但应该为管理者和员工提供查看彼此时间表的机会,并确保他们的优先事项是一致的. 这对那些向多个经理汇报工作的人尤其有帮助——因为他们要定期汇报工作, 他们可以确保每个人在如何分配时间的问题上达成一致.

2. 使用计时器来集中你的注意力并进入一种流状态

你是否曾如此专注于某件事,以至于整个世界都消失了? 这是流. 这是一种快乐的状态,你完全沉浸在一个有趣的挑战中, 以锐利的焦点,让你产生你最好的工作. 心流是生产力的crème de la crème(更不用说它有很多 情感的好处). 但是,在现代工作场所的所有干扰中,要进入工作状态并不总是那么容易.

让你更容易进入“心流”状态的一种方法是使用计时器为你自己创造一个不间断的工作块. 你可以遵循既定的时间管理技巧,比如 番茄汤技术 (冲刺25分钟,休息5分钟)或者制定出最适合你的时间段. 你可以使用一个专门的时间跟踪应用程序,比如 收获,或者使用手机上的计时器应用程序.

在你开始一个定时工作块之前, 一定要设定一个可实现的目标, 但对自己的目标有挑战性, 基于你希望实现的目标. 例如,“编写500个单词”或“调试25行代码”.然后,在你的工作会议结束时,你可以回顾一下,看看你做得如何.

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对于个人:建立一个工作前的仪式
在开始计时之前,先在心理上为接下来的任务做好准备. 关闭你的电子邮件,将你的状态设置为“离开” 松弛比如,戴上降噪耳机,或者做任何你需要集中注意力的事情. 例如,通过建立一个仪式来标记你的工作块的开始, 泡一杯咖啡, 关闭多余的标签, 开始计时——你建立了一个常规,让你的大脑更容易将这些动作与进入心流状态联系起来.

对于团队:培养一种专注的文化
为了防止队友们互相干扰, 这可能有助于创造一个普遍理解的信号,表明某人正在集中注意力,不应该被打扰. 一个重要的特征 收获松弛集成 你是否可以通过他们的收获计时器看到他们正在做什么. 考虑将其作为一种团队实践,在你通知他们之前,你要确保他们没有专注于一项深入的工作任务. 你也可以手动改变你的松弛状态,以显示你正在集中注意力, 或者使用视觉提示, 比如戴一顶愚蠢的帽子(一顶思考的帽子, 也许?).

3. 批量处理邮件和聊天

电子邮件是现代工作者的一大祸害. 上班族平均每天会收到数百封电子邮件,研究表明,人们在查看邮件后平均需要64秒才能回到工作中. 如果你在另一个标签或应用程序中打开你的电子邮件收件箱, 你总是让门开着,让人分心. “只是快速浏览一下”,然后就忙于回复邮件,这太容易了——这对你的其他任务很不利. 注意力的分散对“心流”状态尤其有害,而“心流”状态对高效工作至关重要.

近年来, 团队聊天的日益流行也带来了新的分心可能性. 而应用程序,如 松弛团队 使合作变得比以往任何时候都更容易,这些工具都有自己的一套问题. “群聊就像一个整天的会议,随机的与会者,没有议程,”他说 杰森炸创始人 & 他是Basecamp公司的首席执行官,这家公司主要提供团队聊天产品.

这就是为什么在一天的特定时间内限制查看信息——无论是电子邮件还是聊天——是有意义的, 所以它不会对你的其他任务产生负面影响. 生产力专家称之为“批处理”.这一策略与时间限制特别吻合. 定期指定时间来处理你的收件箱和群组信息, 一天中特定的时间, 你消除了可能会错过重要事情的焦虑. 其余的时间,你可以把你的全部注意力放在你最重要的项目上.

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个人:在你的日程安排中指定发送电子邮件和信息的时间
每天安排一些时间来分批处理邮件和聊天信息, 早上15分钟, 下午15分钟, 一天结束的15分钟). 剩下的时间,关闭你的收件箱和聊天窗口,这样你就不会忍不住去看它们了. 专家提示: 您可以在Gmail中暂停消息,并设置它们在需要它们的特定日期重新出现. 你也可以在松弛和团队等工具中使用提醒功能,在你设定的回顾时间里让重要的笔记重新出现.

对团队:对电子邮件和群组聊天设定明确的期望
建立关于电子邮件和群组聊天的团队准则,这样人们就知道他们不需要经常在线. 这些指导方针可以像设置“安静时间”一样具体, 在下午6点到早上8点之间不要发电子邮件或聊天信息),也不要像在邮件方面阐述团队的总体理念那样宽泛. 专家提示: 如果你要在一天结束的时候清理你的电子邮件收件箱, 使用Microsoft office或Gmail之类的插件来安排你的外发消息 Mixmax 这样他们第二天早上就到了,你就不会把工作压力强加给其他人.

4. Gamify时间跟踪

追踪你的时间是收集过去项目数据并将其应用于未来工作的最佳方法之一. 为团队, 尤其是那些按小时收费的公司, 这是确保定价估算准确、项目正常运行的关键方法. 在个人层面上,这也是有帮助的. 记录你的时间是一个很好的方法来检查你的工作习惯,看看你的日常生活中是否有可以优化的部分. 也许你会发现你实际上是一个早起的人,应该把这段时间留给最艰巨的任务. (谁知道?!)

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像收获这样的时间管理软件可以帮助你记录工作.

虽然在纸上记录时间是可能的, 对大多数人来说, 使用时间管理软件,比如 收获 为你的工作做一个数字记录. 当你开始一个工作块时,你可以在应用程序中直接启动一个计时器, 或者在一天结束时手动填写时间. 当你让时间追踪变得有趣时,你会更加坚持(并从中得到最大的收获), 所以,看看下面的建议,看看如何游戏化你的时间跟踪练习.

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对于个人:保持一个深刻的工作记分牌
为了激励自己挤出时间来做有深度的、专注的工作,把你的日程表当作一个日程表 个人计分板. 试着设定一个有挑战性,但你可以实现的目标. 例如, 你可以设定每周20小时的专注时间, 大约占你总工作时间的一半. 考虑:每天或每周的“分数”是可以达到的, 但还是会把你逼到极限?

团队:将时间跟踪转变为团队运动
团队还可以利用游戏化来推广一种崇尚时间跟踪的文化,让过程更有趣. 例如,在创意机构The Charles,游戏化便融入了他们的时间追踪过程中. “我们在《外围滚球app365》上做民意调查,让人们猜测:谁发送的《外围滚球app365》最多? 谁在一个特定的项目上做的工作最多? 我们最糟糕的烧钱项目是什么? 我们过去了多少个小时?该公司首席执行官亚伦•爱德华兹表示. “我们尽量不把它看得太严肃,而是乐在其中.这些活动让团队对时间跟踪感到兴奋,作为奖励,传播有价值的见解,可以帮助他们思考未来的工作.

更多的时间,更少的问题

不管我们愿不愿意,时间都在稳步流逝. 但是通过执行上面的一些时间管理策略, 你将能够充分利用你所拥有的时间, 不要觉得它在不断地从你的指缝间溜走. 反过来, 你将会把更多的时间花在重要的事情上——导致更有意义的项目, 更有意义的关系, 并最终, 更有意义的工作生活.

试着从上面提到的其中一种方法开始,然后尝试几周. 如果进展顺利,再加一个 习惯叠加 这是一个很有用的策略,通过将新行为整合到旧行为中来采用新行为. 例如, 如果您开始安排处理消息的时间, 几周后,开始每天坚持就不会有太大的飞跃了, 时间框时间表.

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