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工作时间管理的终极指南.

在本指南, 我们将提供一个工作中有效时间管理的概述, 包括提高创造力的技术和技能, 减轻压力, 提高团队协作.

介绍

我们醒着的时间有一半用于工作. 最好的, 工作应该是意义和创造力的源泉——一个想出新点子的机会, 解决问题, 和帮助他人. “很不幸,”行为专家写道 近红外光谱Eyal, “我们很多人都发现自己的工作非常忙乱, 被不断的干扰所困扰, 无意义的会议, 还有源源不断的电子邮件.“许多人试图通过努力工作来纠正这个问题, 但他们并没有把工作做好, 他们耗尽了自己的精力. 事实上,做你最有效的工作的秘诀是 不工作更多,但 创造合适的条件 为了你的成功. 首先是时间管理. 

什么是工作中的时间管理?

在工作场所,时间管理是一个 meta-skill-也就是说, 一种更高层次的技能,它能激活你的其他能力,让你把工作做到最好. 良好的时间管理几乎是无形的. 就像一个老练的舞台监督, 它永远不会出现在聚光灯下, 但他在幕后努力协调行动. 当你很好地管理你的时间时,事情就会看起来很顺利. 你会受到新想法的启发, 有动力去实现目标, 对自己完成所有事情的能力充满信心.

事实上,时间管理可能是缺席时最引人注目的. 没有它,事情开始瓦解. 你可能会在最后期限临近的紧要关头感受到这一点, 即使你有足够的时间提前计划. 或者你发现自己被满满的待办事项清单弄得不知所措, 甚至不知道从哪里开始. 如果这个描述更符合你——别担心,你不是一个人. 许多人(甚至是著名的成功人士)和时间管理斗争.

在本指南中,我们将概述如何在工作中有效地管理时间. 掌握时间管理将使你从被动的工作中解放出来,并允许你主动地关注重要的事情, 不仅仅是紧急的事情. 我们将分享的策略将增强你的创造力, 减少你的压力, 提高你与团队的合作. 听起来不错? 就让我们一探究竟吧.

为什么时间管理如此重要?

时间管理不善的缺点很明显——压力更大, 可怜的团队协作, 仓促的工作并不能反映出你真正的能力. 但是好处呢? 优秀的时间管理 深远的积极影响. 这里有几个例子:

1. 掌握

要精通任何事情都需要时间和练习. 如果你总是急着去完成紧急的事情, 你永远不会有时间去做那些重要的事情——那些挑战你能力、迫使你发展新技能的项目. 这对你的职业轨迹有着深远的影响. 通过提高你的时间管理技能,你可以获得赞扬, 促销活动, 以及对出色工作的自豪感.

2. 团队的和谐

虽然你可能认为时间管理是一种个人实践, 它对团队也有重要的影响. 当你没有被拉伸的时候, 你的团队更有创造力, 动机, 互相支持. 良好的时间管理有可能减少团队压力,提高士气,从而促进更好的合作.

3. 工作满意度

研究 已经表明,影响工作满意度的一些最重要的因素是与同事的积极关系和高质量的产出. 人们最快乐的时候,他们是一个高功能的团队中的一员,工作做得很好. 时间管理可以促进团队更好地一起工作,也可以促进个人更好地掌握.

4. 良好的企业运作

当员工有效地管理他们的时间,企业变得更有利可图. 有效的时间管理可以让员工专注于最重要的事情, 高影响的任务——而不是被耗费时间的细节所束缚. 重视时间管理的企业也往往会降低员工的压力水平, 更有创意, 快乐的工作场所和更低的人员流动.

 了解更多为什么时间管理是如此重要. 阅读指导 

时间管理技能

虽然良好的时间管理的好处可能是引人注目的,但执行起来并不总是那么容易. 如果你想在时间管理方面做得更好, 用批判的眼光审视你的习惯是有帮助的, 找出需要改善的地方, 然后努力磨练你的技能. 以下是一些关键 时间管理技能 你可以专注于.

1. 自我认知

心理学家 发现 如果你给自己贴上“自我控制能力差”或“不善于管理时间”的标签,我们对自己的认知会对我们的行为产生深远的影响,可以作为一种自我实现的预言. 试着重新构建你的自我对话,这样你就不会下意识地破坏自己.

2. 优先级

没有游戏计划, 人们很容易不确定从哪里开始, 或者陷入常见的效率陷阱,比如主要关注最紧急的任务,忽视不紧急但重要的任务. 为了练习优先排序,你可以尝试使用时间管理工具,如 艾森豪威尔矩阵.

3. 组织

你有很多东西在争夺你的注意力,没有上下文, 在重要的任务上取得有意义的进展可能是困难的——即使你知道你的优先事项是什么. 把你的工作放在截止日期的背景下, 会议, 和其他承诺, 你可以试着用电脑来组织你的一天 时间框时间表.

4. 边界

很多分心的事情都是因为不知道如何对别人说不. 虽然团队合作是件好事, 通常帮助队友的最好方法就是先帮助自己. 是有原因的, 毕竟, 为什么空乘人员会建议你先戴上自己的氧气罩,然后再帮助别人. 学会说“不”对于做好工作至关重要,同时也能与同事保持良好的关系.

5. 代表团

对于处于领导角色的人来说,其中之一 最严重的 掌握时间管理的技巧就是授权. 如果你发现自己太过专注于项目的战术方面, 用批判的眼光审视你的团队. 谁能站出来承担更多责任或学习新技能?

6. 正念

正念在控制注意力分散方面起着巨大的作用. 拥有强大正念能力的人能够专注于自己的想法, 意识到他们何时偏离了任务, 轻轻地把他们的注意力拉回来. 试着练习冥想来帮助你发展这一技能.

学习最重要的时间管理技巧及方法
发展他们. 阅读指导

每个人都应该掌握的关键时间管理策略

当你在努力提高自己的时间管理技能时,有以下几种方法 有用的策略 你可以用它来帮助你养成新的习惯——无论是对个人还是对你的团队. 以下是我们推荐的一些尝试.

1. 限定

很多人习惯用待办事项清单来管理他们的任务, 但这实际上并不是完成工作的最佳策略——即使划掉它确实让人感到满足. 事实上, 完成一项任务所产生的多巴胺可能会激励你更容易地集中注意力, 快赢了, 而忽略了清单上更复杂(但重要)的项目.

相反,试着在日历上安排你的任务. 这被称为“时间限制”,这是一种完成工作的有效策略,因为它迫使你思考你的优先级, 估计每个项目需要多长时间来完成, 并且承诺你什么时候开始做每一项任务. 如果您使用谷歌或Microsoft这样的共享日历, 用这种方式为你的一天设定时间也可以让你的同事看到你的工作, 让你更好地安排优先事项.

2. 计时器

一种帮助你提高注意力并进入流状态的方法是使用计时器来帮助创建一个不间断的工作块. 你可以遵循既定的时间管理技巧,比如 番茄汤技术 (冲刺25分钟,休息5分钟)或者制定出最适合你的时间段. 使用专门的时间跟踪应用程序,比如 收获,或者使用手机上的计时器应用程序.

在开始计时之前,先在心理上为接下来的任务做好准备. 关闭你的电子邮件,将你的状态设置为“离开” 松弛比如,戴上降噪耳机,或者做任何你需要集中注意力的事情. 例如,通过建立一个仪式来标记你的工作块的开始, 泡一杯咖啡, 关闭多余的标签, 开始计时——你建立了一个常规,让你的大脑更容易将这些动作与进入心流状态联系起来.

3. 批处理

普通的办公室职员收到 数百 每天的电子邮件,研究表明,这需要一个普通人 64秒 在检查完邮件后回到工作中. 近年来, 团队聊天的日益流行也带来了新的分心可能性. 而应用程序,如 松弛团队 这些工具使合作变得比以往任何时候都更容易,也使人们更容易摆脱任务.

这就是为什么在一天的特定时间内限制查看信息——无论是电子邮件还是聊天——是有意义的, 所以它不会对你的其他任务产生负面影响. 这就是所谓的“批处理”.通过指定时间块来定期处理你的收件箱和群组信息, 一天中特定的时间, 你消除了可能会错过重要事情的焦虑. 其余的时间,你可以把你的全部注意力放在你最重要的项目上.

4. 游戏化

为了激励自己挤出时间来做有深度的、专注的工作,记录你的时间,把日志当作一种工具 个人计分板. 试着设定一个有挑战性,但你可以实现的目标. 例如, 你可以设定每周20小时的专注时间, 大约占你总工作时间的一半. 考虑:每天或每周的“分数”是可以达到的, 但还是会把你逼到极限?

为了记账或其他目的而跟踪自己工作时间的团队也可以使用游戏化,让这个过程更有趣. 例如,在 查尔斯 创意机构, 游戏化融入了他们的时间追踪过程, 通过投票和其他猜谜游戏. 这些活动让团队对时间跟踪感到兴奋——作为奖励——传播有价值的见解,帮助他们思考未来的工作.

发现更多的时间管理策略可以帮助你减轻压力,完成更多的工作. 阅读指导 

实现工作与生活的平衡,避免精疲力竭

在时间管理技巧和策略上投资的最重要的原因之一是找到一个健康的, 持续的例行公事能让你在保持良好的心理健康的同时做到最好. 不幸的是,对大多数员工来说,这远远不是现实. 根据德勤的研究, 77% 一些专业人士说他们经历过倦怠——一种以疲惫为特征的极其不愉快的情绪状态, 低的动机, 和身体症状.

经历倦怠会让你觉得自己很失败, 事实是,过度的关心往往会导致精疲力竭. 投入到工作中固然很好,但平衡好工作和休息也很重要. 如果你注意到过度工作的症状开始悄然出现, 这里有一些策略,你可以用来再次找到你的平衡.

1. 设定工作时间

专家建议指定官方工作时间,并严格遵守. 这意味着在晚上刷Instagram的间隙不要回复邮件, 不要再在周日下午对自己说“哦,我要快速完成这件小事”. 工作时间以外, 关掉你的电子邮件和松弛通知, 当你无聊的时候,克制住查看的冲动.

2. 指定特定的工作空间

以及你工作日的时间界限, 空间的界限也可以有效地避免倦怠. 无论是厨房的桌子还是客厅的沙发, 如果你总是在同一个地方工作, 你的大脑会开始把它和完成工作联系起来.

3. 一天中稍微休息一下

这似乎是违反直觉的, 但研究表明,在工作上花更少的时间实际上可以帮助你完成更多的工作. 根据 哈佛商业评论在美国,通过经常休息,你实际上是在帮助你的大脑以最佳状态运行. 你的休息时间应该做什么? 任何不盯着屏幕的东西都会让你的认知和情绪得到提升,就像跟随一个引导冥想一样, 做一些轻柔的伸展运动, 或者吃一份健康的零食.

4. 创造一个“关闭仪式”

让你的情感储备充足, 在工作日结束时,为自己创造一个标志过渡的仪式. 关闭后, 告诉自己工作已经正式完成,你不能查看邮件或做任何小任务.

5. 休你的假期

对付倦怠最显而易见(但却被忽视了)的方法之一就是休完规定的假期. 切断电源是保持情绪健康和保持思维敏锐的关键部分. 尼尔森的研究 这表明“休假的员工对工作更满意。, 更多的参与, 与那些不去度假的同龄人相比,他们戒烟或心脏病发作的可能性更小.”

6. 利用公司的福利

许多员工的福利计划提供各种各样的资源,以帮助防范可怕的工作倦怠. 如果你的计划包括治疗, 它可以是一个很好的资源,谈论生活的压力和获得重要的见解. 因为过度劳累也会对身体产生深远的影响, 利用诸如按摩之类的好处, 物理治疗, 一个按摩师, 针灸可以帮助你感到平静和放松.

7. 得到足够的睡眠

睡眠是身体最强大的自然恢复机制之一, 如果你每晚的睡眠时间少于建议的7-9小时,那么你可能会看到一系列的心理和生理反应. 为了得到最好的睡眠, 目标是让你的卧室稍微凉爽一点, 尽可能的黑暗, 在睡觉前几个小时关掉所有的电子设备,这样蓝光就不会让你睡不着了.

8. 使用时间跟踪工具

像收获这样的时间跟踪工具可以让你了解自己是如何利用时间的, 让你充分利用有限的时间. 实施一个时间跟踪系统可以帮助你认识到在哪里你可以更有效率,或者设置更好的边界来保护你的时间,防止倦怠.

用更少的压力成就更多

“我们如何度过我们的日子,当然,我们如何度过我们的生活,”作家 安妮·迪拉德 提醒我们. 时间管理能让我们把工作时间花在有深度的项目上, 建立有意义的关系, 解决让人民生活更美好的重要问题. 掌握这一重要的元技能有很多好处——不仅对你的生产力有好处, 而且对你的心理健康也有好处. 尝试执行本文中介绍的一些技巧和策略, 或者看看这个系列的其他部分.