跳到内容

如何让你的团队开始时间跟踪.

对于一些团队来说,时间跟踪可能很难适应. 有意识地向他们介绍你的新时间跟踪工具会有所帮助.

下载 下载

介绍

向你的团队介绍一个新的时间跟踪工具可能会很困难. 许多人对追踪时间的想法持抵制态度, 要么是因为他们不明白为什么有必要, 或者因为他们过去有过不好的经历.

现在的问题是, 如果你没有得到他们的支持,说服他们坚持跟踪时间, 您的团队的时间表数据将是不完整和不准确的. 这限制了你的洞察力和做决定的能力.

虽然时间跟踪对一些人来说很难适应, 正确的介绍可以让一切变得不同. 你越容易让团队开始,他们就越有可能坚持下去.

本指南将为您的团队介绍一些时间跟踪的一般技巧. 如果你用的是收获, 我们提供了一些有用的资源,您可以与您的团队共享,以使他们快速跟上进度. 准备好了? 就让我们一探究竟吧!

奠定基础

第一印象很重要. 这是老生常谈了,但在这个例子中,这也是真的. 你如何向你的团队介绍时间跟踪,这对他们是否真的做到这一点有很大的影响.

要记住的一件事是,当你向你的团队引入像收获这样的时间跟踪工具时, 您可能还会向他们中的许多人介绍一般时间跟踪的概念. 他们可能从来没有记录过自己的工作时间,也不理解为什么要从现在开始.

一定要解释清楚为什么时间跟踪对公司来说很重要——不要害怕说得太具体. 人们越了解个人时间跟踪对公司成功的影响, 你从他们那里得到的支持越多.

我们建议向你的团队做一个简短的演示,解释为什么时间跟踪是必要的,并让他们知道对他们的期望是什么. 它还有助于快速介绍您正在使用的工具. 以下是一些可以触及的话题:

  • 你为什么要追踪时间 解释为什么你的团队需要跟踪时间,以及业务将如何从中受益. 向他们展示将用时间表数据生成的报告示例.
  • 对人们的期望是什么? 确保你的团队确切地知道他们需要跟踪的时间——是所有的事情还是仅仅是客户项目? 并且确保他们知道所有的截止日期.
  • 跟踪时间的不同选项- 我们发现,你的团队在输入时间方面有越多的选择,他们就越有可能这么做. 确保他们知道跟踪时间的不同方法(比如不同的应用程序和可用的集成),这样他们就能找到适合自己的方法.
  • 什么是时间跟踪  对- - - - - - 现在有很多时间跟踪工具可以截屏人们的电脑, 监控他们访问的网站, 甚至记录他们的位置. 在收获,我们不相信这些. 让你的团队放心,他们没有被监视.
  • 个人如何从中受益 很多人认为时间跟踪只对业务有利. 事实上,时间跟踪可以让人们深入了解自己的工作习惯. 它可以帮助他们集中注意力, 以更聪明的方式工作, 对自己最重要的事情负责.
  • 下一步- - - - - - 确保你的团队知道未来几天将会发生什么. 如果你是收获的客户, 你的团队应该留意邀请他们加入你的收获账户的邮件.

介绍收获(或你选择的工具)

即使你给人们做了一场精彩的演讲, 与你的团队保持联系并向他们提供他们开始探索新的时间跟踪工具所需的信息仍然很重要. 一下子要吸收的信息太多了, 所以确保他们在开始的时候有一些可以参考的东西.

在理想的情况下, 他们应该对追踪时间的不同选择有一个概述, 所有不同的应用程序, 以及其他可能对跟踪或分析他们的时间有用的功能和报告. 没有什么比为团队不知道的功能付费更糟糕的了, 所以要确保他们清楚自己能得到什么.

即使你得到了团队的支持,让他们养成了跟踪时间的习惯, 为了让你从时间跟踪中获得价值,还有一件事需要做——你的团队需要为正确的项目和任务跟踪时间. 否则,你所收集到的洞察力将是不完整的. 你不会知道哪个项目有超出预算的危险, 或者哪个任务占用了你大部分的时间.

 

确保人们知道他们的时间是用来做什么的

 

即使你得到了团队的支持,让他们养成了跟踪时间的习惯, 为了让你从时间跟踪中获得价值,还有一件事需要做——你的团队需要为正确的项目和任务跟踪时间. 否则,你所收集到的洞察力将是不完整的. 你不会知道哪个项目有超出预算的危险, 或者哪个任务占用了你大部分的时间.

唯一的问题是,有时人们不知道他们应该跟踪时间的项目和任务. 这将导致两种结果之一:要么他们根本不跟踪时间(这很糟糕),要么他们猜测他们应该跟踪到什么 (坏的).

这取决于你的项目和任务的复杂程度, 它可以帮助创建一个图例,为不同的活动指出正确的项目和任务. 它不需要详尽无遗. 只要它概括了一些常见的场景, 它可以帮助引导人们更准确的时间跟踪.

设定一个时间表

设定每周提交时间表的最后期限可以帮助你的团队保持在正轨上. 它确保不超过一个星期没有人跟踪时间. 它还确保您的时间跟踪数据保持相对最新.

试着在一周内商定一个时间, 比如周五下午或周一早上, 每个人都有自己的工时表. 在设定最后期限之前,一定要和你的团队沟通. 从上到下设定期限会让人失去动力, 你的团队可能会给你更多关于他们这一周的背景信息. 也许周五下午的最后期限会毁了你的快乐时光. 也许由于全体大会,周一已经很疯狂了.

即使你们在最后期限上达成一致,有时也会让每个人都失去一周的时间. 当最后期限临近时,给人们一点提示会很有帮助. 考虑设置一个自动提醒来提醒你的团队, 或者鼓励他们设置个人提醒.

使它有趣

最后但同样重要的是,不要忘记让时间追踪变得有趣. 人们倾向于认为这是一件令人沮丧的事情,他们很容易讨厌被要求输入他们的时间. 下次你让你的团队记录时间时,不要害怕用有趣的动图来降低难度.

当人们提交他们的时间表时,不要忘记说谢谢. 一点点的承认会有很大的帮助. 你甚至可以给你的团队一些奖励, 比如欢乐时光或者披萨派对, 作为一种感谢,一旦每个人都在持续地跟踪时间.

结论

不要忘记,时间跟踪对你的团队来说是一个很大的调整. 即使做了最好的准备, 他们可能还需要几周的时间才能完全适应. 如果他们没有马上接受,不要气馁.

如果你试图让你的团队记录过去的时间,但失败了, 不要低估正确的工具可以带来的不同. 一个能够让跟踪时间变得容易并为团队提供大量选择的工具能够消除他们的阻力.

如果你以前从未尝试过收获,我们鼓励你去看看. 你可以免费试用30天,所以你不会有任何损失. 这可能是让时间跟踪为你的团队工作的关键. 今天就创建一个免费试用版.