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如何掌握项目时间管理

在这篇文章中, 我们将分享四个关键的项目时间管理策略,以帮助您和您的团队在不耗尽精力的情况下更有效率.

介绍

你在项目时间管理中学到的最重要的事情之一是:不是所有的时间都可以被花费——否则, 你会花, 没有什么可以给予的了. 你可以把日历想象成一件艺术品. 就像当一幅画被空白框起来时,你会更欣赏它的主题一样, 负空间, 所以,只有当你的任务有类似的缓冲时,你才能最大限度地发挥你的创造力和产出.

良好的项目时间管理, 然后, 是要确定什么是真正重要的,然后用虚无包围它吗. 这可以帮助你保持高效而不会筋疲力尽.

今天, 项目时间管理尤其重要,因为很多通知和消息占用了你的时间. 时间是一种你永远无法拥有的资源,管理它就是要知道如何利用你所拥有的. 因此, 对传统提出质疑,问问自己什么是必要的,什么只是程序性的包袱——那些我们继承的习惯可能对我们没有好处,这是很有用的, 比如默认的一小时会议.

当你擅长项目时间管理的时候, 你打开了一天中额外的时间, 深化你的注意力, 并且在同样的时间内完成更多的工作. 通常,项目时间跟踪和项目时间管理软件起辅助作用.

以下是管理你和其他人在项目中的时间的四个策略:

1. 创建一个工作回调计划

从项目交付日期开始,向后工作. 你需要达到的关键里程碑是什么? 项目干系人在每个阶段需要签署什么? 有什么依赖关系? (例如, 在你的设计师开始制作线框图之前,你是否需要先写好网页的文本?)

假设大多数活动——也许是所有活动——将比预期多花20%的时间,这从来都不是一个坏主意. 人类往往会低估做一件事所需要的时间,这要归功于 计划谬误——一种乐观的认知偏见,让我们相信事情会比实际更容易.

按照相反的顺序制定时间表来完成所有这些里程碑. 例如, 如果您需要在X日期之前交付示意图, 你需要在Y日期前校对最终设计的版本, 这意味着设计需要在Z日期之前完成, 等等, 直到你点击项目开始.

如果你过去使用过项目管理和时间跟踪软件, 用历史数据更精确. 回顾过去类似的项目. 你认为他们会花多长时间,他们实际花了多长时间? 如果有10%的差异,而且在不同项目之间是一致的,那就把它加进去.

收获 是否可以根据历史数据帮助确定新项目的规模和资源.

2. 做一个项目时间跟踪日志

“被衡量的东西被管理”可能是管理理论家彼得•德鲁克最著名的一句话 从来没有 ,但它包含了一点真理. 如果你不知道你和你的团队实际上是如何花费时间的, 你不知道如何提高你的 项目时间管理.

项目时间跟踪, 或者跟踪项目中每个活动花费的时间, 能告诉你这个项目的进展情况吗. 这是一种观察你在实现目标方面进展如何的方法, 无论你是按小时计费还是按项目计费,这一点都很重要. 

为每小时收费的团队, 项目时间跟踪提供了客户无可争辩的无可争议的记录. 针对按项目计费的团队, 它让你知道你是否还有更多的时间, 更为常见, 已经在. 

知道你在一个项目上花费了太多的时间并不总是允许你向特定的客户收取更多的费用. 但随着时间的推移,这些数据可以帮助您更好地确定范围.

设计机构 查尔斯 使用 收获 用于时间跟踪和进行回顾. “我们可以看看之前的项目,然后说, “好吧, 那么这个项目和类似的项目有什么不同呢? 等等,我们走远了. 为什么? 好吧, oh, 因为我们错误地推销或歪曲了我们的想法。’”Aaron Edwards说, 首席执行官.

如果没有别的,项目管理与时间跟踪让你诚实. 想到你花了一段时间是很好的, 根据感觉给客户开账单, 但了解实际花费的时间可以改变你的思维. 你可能对这种安排没有意见,但这是你的团队? 你的首席财务官? 你真的在为自己的组织做正确的事吗? 时间跟踪会鼓励你至少考虑一下.

现在,时间跟踪有一个方面有点矛盾. 记录时间需要时间. 如果你让人们填写电子表格来记录他们工作了多久, 这影响了他们的工作, 更精确的测量可能要付出代价. 像收获这样的时间跟踪应用程序通过易于使用的移动和桌面应用程序减少了这种负载.

3. 优先考虑工作与生活的平衡

回想一下我们之前谈到的消极空间和在你的日历上什么都不做? 这是你的机会. 给你自己和你的团队适当的时间,这样你就可以在工作时真正地投入和呈现. 这自然会带来更好的工作.

一项研究 研究发现,每年休假超过10天的员工获得奖金或升职的可能性是不休假的员工的两倍. 时间可能会 增强你的免疫力 (最重要的,任何人?), 提高婚姻满意度, 减少日常的压力如果你花一些时间睡过头, 让你更有创造力

项目时间管理 通过给团队更多的时间去计划,花更少的时间去赶进度,为更好的工作/生活平衡扫清了道路. “时间跟踪可以显示出一个人是否负担过重,这就会成为一个即时对话,Michael Kucera说, 网页设计公司的首席运营官 Zehner.

如果你有一个项目时间跟踪应用, 经理们甚至可以在员工“过热”、需要被告知休息的时候进行监控.

4. 在项目管理中不断改进你的时间管理

在每个项目之后,进行一次回顾. 让这个过程成为你的一部分, 所以,即使你觉得要开始下一个项目,你也可以收集它, 因为只有在衡量你如何利用你的时间时,你才能知道如何改进. 

在回顾的时候,问一下,什么是顺利的? 出现了什么意想不到的挑战? 你的估计与实际情况相吻合吗? 

你的时间数据越准确,你就越能了解时间的实际使用情况. 当然,一个项目可能会超时,但你真的知道原因吗? 如果您正在使用项目时间跟踪和管理软件, 您可以深入到运行的特定活动. 你可以进行重现,探索反事实的问题,比如, “如果这一阶段总是按时进行,对我们的盈利能力意味着什么??”

如果你真的想要洞察,给你的 项目时间管理 以1-5星为尺度,对每个项目的有效性进行评价. 然后,您可以在时间跟踪工具中分析低星级和高星级项目,以在项目运行不足或超过时检测模式.

这样的数据可以帮助您做出更好的估计. 虽然这让客户开心,但员工会更开心. 没有人喜欢匆忙或落后,每个人都喜欢在给定的时间内做最多的事. 要做到这一点,你需要在每个任务周围留出一点空白.

如果你愿意的话,还有一些喘息的空间.

这样,项目就不会匆忙.

人们有时间优先考虑他们的心理健康.

你可以给每个项目最具创造力的成果.

从今天开始进行更好的项目时间管理, 创建一个工作回调计划, 做一个项目时间跟踪日志, 优先考虑工作与生活的平衡, 持续改进, 并考虑使用时间跟踪软件.