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项目范围管理成功的关键

在这篇文章中, 我们将探讨范围蔓延的现象,并分享项目范围管理的关键策略.

介绍

在许多企业,这是一个古老的故事. 你计划好了一个项目,然后有人提出了一个你没有考虑过的问题, 所以又得从头开始了. 你把一个修改过的计划放在一起,一切就都好了. 也就是说,直到另一个部门介入,或者你的客户提出新的要求. 在您知道之前,您的项目范围已经膨胀到原来的两倍(并且 昂贵的)正如你所计划的那样. 应该已经完成了,但你还没有开始.

这是 范围蠕变——即使是最有经验的人,单是这些话就足以让他们感到恐惧 项目经理. 但如何预防呢? 为了节省时间、精力和麻烦,您需要一个有效的项目范围管理策略. 这要从提前计划开始.

什么是计划范围?

项目范围是所有项目可交付成果的总和. 的 项目管理知识体系指南 这样说:项目范围是“所有需要的工作”, 只需要做所需的工作, 成功完成项目.”

确保项目处于预期范围内的第一步是准确定义该范围是什么. 我们建议将您的项目范围概括为 项目范围的声明. 下面,我们将一步一步地向您展示如何编写代码.

撰写项目范围声明

完成一个项目范围声明是很重要的,因为它迫使你放慢速度,真正地检查你的问题. 范围蔓延经常发生,因为你太匆忙了——如果你加速这个计划过程的话, 你可能会错过一些重要的东西. 

想象一下一位医生正在治疗一位病人——如果他们快速通过检查的话, 他们可能会误诊问题,开出错误的治疗处方. 虽然这似乎违反直觉,但你需要这么做 慢走可以快走. 你提前做的工作越多,就越能真正理解你的问题,并计划出解决方案, 它将更容易停留在您的项目范围内.

下面是一个项目范围声明的示例大纲. 在一个项目的开始,你可能不知道所有的答案——这没关系. 尽你所能把它填好. 以后你可以再看更多细节.


编写项目范围声明还可以帮助更好地沟通您的目标,并向涉众实施项目范围, 无论他们是外部客户还是内部经理. 这一点很重要,因为当涉众不理解他们的要求时,很容易发生范围蔓延. 

按照 达克效应, 对一项任务了解最少的人往往会低估完成任务的难度. 编写项目范围声明可以帮助清晰地表达过程中的所有内容, 包括交付所需的时间和精力.

计划谬误

我们人类往往会低估做一件事所需要的时间,这要感谢 计划谬误——一种乐观的认知偏见,认为我们可以比现实中更短的时间(或更少的钱)完成任务. 当你开发你的项目范围时,你必须检查这种冲动. 

有趣的是, 计划谬误是双向的——我们低估了自己完成任务所需的时间, we 高估 其他人需要多长时间. 你可以利用这一点,让你的队友再次检查你的评估. 

时间跟踪可以让你更真实地了解项目需要多长时间才能完成, 使您能够作出更好的估计.

使用时间跟踪进行项目范围管理

使用一个 时间跟踪工具 给你一个历史记录,当你记录你的工作时间时, 你建立了过去项目的档案. 然后, 当你在寻找新工作的时候, 你可以看看类似类型的项目,看看它们在时间和资金方面的成本. 随着时间的推移,您将能够根据您所学的知识做出更准确的估计. 

这里有一个现实生活中的例子:路易斯·克莱夫绍,配送经理 收获率每当他收到一个新的信息请求(RFI)时,他就使用收获。. 最近,他收到了一份与他们目前正在进行的一个项目有很多相似之处的文件,所以他去了收获看看项目进展如何. 

“我从一开始就能看出,团队可能有点超负荷工作, 他们要做的事情太多了,”路易斯说. “我们可能应该有更多的人在那里. 对于这个项目,我们不想引起同样的人员配置问题.这一次, 他从一开始就在增加团队成员, 考虑到额外的设计和工程负荷. 

根据您的时间跟踪日志检查您的项目范围是验证您的计划是现实的最好方法. 建立过去工作的档案来交叉核对, 即使你是从零开始, 会大大提高你的准确性吗.

从混乱到项目范围管理

对许多团队来说,范围蔓延可能是一个反复出现的噩梦,但它并不一定是这样的. 通过仔细的项目范围管理,您可以确保您保持在正轨上并在预算之内. 关键是要慢下来, 仔细考虑你要解决的问题, 并收集时间跟踪数据,作出知情的估计.