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项目管理指南:如何保持项目盈利

学习如何提高工作效率, 包括你需要知道的技术和技能来计划你的工作, 管理你的时间, 与团队合作, 完成一个出色的项目.

介绍

为什么会有项目管理? 在很大程度上,这是因为人们在估计事情需要多长时间方面是出了名的无能. 这都要感谢 计划谬误这是一种认知偏差,让我们认为自己可以用比现实更少的时间或更少的钱完成任务. 项目管理通过尝试预测尽可能多的潜在问题,并制定计划来减轻这些问题,从而帮助纠正这种偏见. 因为这 项目管理指南将进行演示, 你可以在计划阶段的早期做更多的前期工作, 较少的惊喜会让你以后的努力工作脱轨. 

根据 达克 效果, 那些以前从未做过某事的人肯定会低估它的范围和难度. 当谈到成功执行项目时,没有什么比经验更有价值了. 例如,前几次网络代理 Juicyorange 试图将一项特别挑剔的技术集成到客户的网站中, 他们大大地低估了他们的报价. “我们会说,‘是的,我们知道怎么做. 它有一个API,我们很擅长这个. 我们可以做到,’”创始人马克•Robohm说. “我们在这方面花费了大量时间.” 

您可以通过计划、经验和数据来缓解这些问题. 这就是项目管理的好处——它解释了人类易犯的错误. 

准备好了解更多? 让我们深入研究一下项目管理指南.

什么是项目管理?

为了定义项目管理,我们首先需要理解什么是项目. 项目是 临时有时限的 倡议. 这些不同于正在进行的行动. 项目是一组为实现特定的一次性目标而设计的任务. 项目管理是引导有时间限制的项目达到其预期目的的行为,无论是广告活动, 一个重塑, 一个架构示意图, 或者完全是另一个项目. 

项目管理是指导有时间限制的项目达到预期目标的行为.


而不同种类的项目差别很大, 许多相同的成功原则都适用——正如我们在这篇文章中向你展示的那样 项目管理指南. 这些成功执行的关键步骤是我们将在下一节中关注的.

5 项目管理的步骤 成功的执行

当谈到计划的时候, 定价, 执行你的项目, 以下是你需要知道的一切,以保持轨道和盈利. 遵循这些关键 项目管理步骤轻松地交付你的项目.

1. 确定和估计项目的范围

确保项目处于正轨的第一步是定义预期的项目范围. 项目范围是“所有需要的工作”, 只需要做所需的工作, 成功完成项目,”。 项目管理知识体系指南. 清晰地定义项目范围可以帮助您更加准确 项目评估-让你的项目更有利可图. 这是你需要记住的.

A. 慢走可以快走

当你匆忙的时候,你会错过一些东西. 这就是为什么在项目开始时花足够的时间去真正理解你想要解决的问题并计划出你的解决方案是如此重要. 你越清楚你想要完成什么, 这样你就不太可能偏离轨道(或产生意外的成本).

B. 写一份项目范围声明

可以用来帮助定义项目范围的一个工具是项目范围声明——定义项目标准的一页文档, 比如你的目的, 目标, 和边界.

C. 跟踪你的时间来做出更好的估计

为了得到最准确的估计, 你需要知道类似的项目需要多长时间才能完成,以及它们需要你花多少钱. 这就是时间跟踪的作用所在. 当你记录你的工作时间时,你建立了一个过去项目的档案. 然后,当您在研究新工作时,您可以根据实际数据验证您的假设. 

D. 决定谁将参与其中

一旦您根据您的范围声明和存档的时间跟踪数据了解了您的项目将花费多长时间, 是时候开始分配角色了. 在理想的情况下, 在接下来的几个月里,你应该有一个衡量团队能力的系统, 这应该告诉你谁可以自由地从事新工作. (如果你还没有,我们可以推荐你 收获预估?)

E. 定义项目时间表

一旦你知道谁将参与这个项目,你可以根据他们的可用性来设定最后期限. 将每个角色所需的工作时间与该角色人员的可用性相匹配,这会让你对何时能够完成项目的每个阶段有一个相当准确的了解. (但是一定要给自己留一点回旋的余地,以防意外的情况发生.)

2. 项目定价

现在,您已经创建了项目范围,并对所需的时间有了很好的估计, 是时候想想该收多少钱了. 这在很大程度上取决于哪一个 定价模型 你选择. 但哪一个最符合你的需要? 让我们来看看.

A. 每小时

按小时为项目定价(有时称为“时间和材料模型”)相对简单. 你所需要做的就是用一个工具来记录你的时间,比如 收获你的工作时间乘以你的时薪,然后给你的客户开个发票. 

对于小型机构或自由职业者来说,这是一个很好的选择,因为它能保证你所做的所有工作都能得到报酬. 缺点是客户可能不喜欢——他们可能在固定的预算下工作,或者更喜欢有更多可预测的成本.

B. 固定费

顾名思义, 固定费用项目是指对每个项目收取固定费率的项目, 而不是按小时收费. 

制定价格比简单的按小时计费要复杂一些. 您需要估计完成任务所需的时间和资源, 将你认为项目将花费的小时数乘以每个人的工作效率. 为了保持盈利,最好跟踪你的时间并回顾你的项目. 你在哪里赔了钱? 你从哪里赚的钱? 如果你在某一类型的项目上持续赔钱,也许是时候更新定价了.

C. 护圈

当客户在一年中有持续不断的工作,并希望与一家代理机构或自由职业者建立稳定的关系时,聘请就会起作用. 你的客户定期向你支付约定的金额. 月度、季度等.)以换取正在进行的工作. 

对于许多机构来说,这是一种理想的情况,因为它可以让你与客户建立长期的关系,并为你提供稳定的收入来源. 然而, 重要的是要记住要密切关注你的工作陈述,以确保你兑现了所有你承诺的东西,你的客户的要求不会超出你最初协议的范围.

D. 迭代

迭代是基于每个sprint的定价——这是一种新兴的模式,在开发机构中很常见. 和预付金一样,它允许客户在一定时间内购买你的带宽. 然而, 与护圈, 这是一种更灵活的模式:开发人员在1-2周的“迭代”或“冲刺”中工作, 客户可以在任何时候结束关系. 

该模型更符合敏捷开发(在项目过程中可能会发生很多变化), 但也很难预测. 选择这种定价模式的机构在预算和能力规划方面需要灵活,以防项目缩短或超出预期的时间.

3. 管理你在项目中的时间

时间管理是其中最重要的 项目管理成功因素. 时间不是一种无限的资源. 在项目过程中管理它就是要知道如何使用你所得到的东西. 通过擅长项目时间管理, 你可以解锁一天中的额外时间, 深化你的注意力, 并且在同样的时间内完成更多的工作. 这四个关键策略可以帮助你.

A. 创建一个工作回调计划

从项目交付日期开始,向后工作. 你需要达到的关键里程碑是什么? 项目干系人在每个阶段需要签署什么? 有什么依赖关系? 按照相反的顺序制定时间表来完成所有这些里程碑.

B. 做一个项目时间跟踪日志

项目时间跟踪, 或者跟踪项目中每个活动花费的时间, 能告诉你这个项目的进展情况吗. 这是一种观察你在实现目标方面进展如何,并确保你保持盈利的方式. 使用如下工具 收获 记录你的时间可以帮助你保持在正轨上.

C. 优先考虑工作与生活的平衡

良好的项目时间管理能够让团队有更多的时间去计划,而不用花那么多时间去赶进度,从而为更好的工作/生活平衡扫清障碍. 如果您使用项目时间跟踪软件, 经理们甚至可以在员工“身体过热”、需要休息时进行监控.

D. 持续改进项目时间管理

在每个项目之后,进行一次回顾. 在回顾的时候,问一下,什么是顺利的? 出现了什么意想不到的挑战? 你的估计与实际情况相吻合吗? 让这成为你的过程的一部分,这样即使你感到急于开始下一个项目,你也可以收集它. 只有在衡量你如何利用你的时间时,你才能知道如何改进.

4. 练习你的项目管理技能

每个人都管理项目. 即使这不是你正式的工作头衔, 机会是, 在你职业生涯的某个阶段,你将不得不承担项目经理的责任. 如果你能开发 项目经理的关键技能 今天, 不管你的志向是什么,你都在为未来的事业成功做准备. 这里有塞弗N关键项目管理技能 你应该努力打磨.

A. 沟通

有效的项目经理确保清晰的沟通 实际上 发生. 这听起来很简单,但却具有无限的挑战性. 作为项目经理, 你扮演着中央控制者的角色, 引导和组织团队成员的努力工作. 你需要开放和平易近人, 这样,你的团队成员就能轻松地与你分享他们的想法.

B. 领导

作为项目经理,你就是领导——不管你是否正式成为任何人的经理. 成为一名优秀领导者的一部分就是训练. 你不需要知道所有的答案, 但如果你知道如何解构问题,并促使你的团队找到解决方案, 你还是可以帮大忙的. 试着去理解人们前进道路上的障碍,或者消除它们, 或者支持他们跨越障碍.

C. 规划

其中最重要的一个 项目管理技能 i预测可能出现的障碍并将灵活性融入计划的能力. 你需要尽可能详细地计划和规划未来的工作. 设置项目里程碑(和工作时间表)可以帮助您的团队明确需要发生什么. 作为项目经理,你要确保每个人都在正轨上.

D. 解决问题

残酷的事实是,无论你计划得多好,事情都会不可避免地出错.  即使是最熟练的项目经理也无法避免. 这就是为什么在动态中解决问题的能力是一项重要的项目管理技能. 如果你能无缝地适应新的因素,那么你就能让你的项目保持正常运行.

E. 时间管理

为了按时交付高质量的工作,您需要 管理你的时间. 它可以帮助根据项目里程碑来衡量进度,并在必要时进行纠正. 你可以使用这样的工具 收获 来衡量你使用的时间和. 剩下的预算金额.

F. 优先级

如果没有优先级,就会出现“范围蔓延”. 也就是说,一个项目似乎每天都在变得更大、更复杂. 当客户或利益相关者不理解他们的要求或要求太多时,优先级的设定就会被打乱, 太快. 你在前期做的工作越多,你的愿景就越清晰, 就越容易预防和管理范围蔓延.

G. 代表团

委托可以是 最严重的 掌握项目管理技能. 但是,放弃控制权,让别人来完成任务的能力是至关重要的. 当你培养这个技能的时候, 你会腾出时间去做最重要的事情, 还有那些你, 作为项目经理, 是唯一定位要做的吗. 

5. 项目计费 以及开发票:如何保持预算并获得报酬

不管你来自哪个行业, 项目成本管理 会是一个巨大的挑战吗. 你如何在预算内保持盈利? 这一切都归结为做出更现实的估计, 密切关注你的项目进展, 确保你的客户和利益相关者理解你工作的价值.

A. 使用时间跟踪来做出更准确的项目估算

使用 项目时间管理软件 就像 收获, 您可以让整个团队开始记录他们的项目时间——逐渐构建过去项目的存档. 收集这些数据可以让你从过去的经验中学习,从而更加准确 项目成本估算,从而实现更好的整体项目成本管理. 

B. 在持续的基础上监控您的项目成本

管理你的成本, 重要的是要了解你已经用掉了多少项目预算,还剩下多少. 记录你的时间可以帮助你跟踪你的预算. 如果你看到一个项目开始偏离预算,抓住机会纠正错误.

C. 为你将要承担的项目类型设定界限

项目成本管理的另一个重要组成部分是知道什么时候说不. 某些类型的项目可能对你的业务没有好处, 或者你可能需要重新考虑 如何定价 让他们有利可图. 例如, 如果你通常收取统一的费率, 如果你知道你可能很难保持在预算之内,你可能会想要将其改为每小时收费.

D. 防止你的发票被质疑

如果客户拒付发票, 这可能会导致令人沮丧的反复, 失去了信任, 以及普通的财务损失. 在发票上列出详细的成本细目可以让你清楚地知道你的客户到底为什么付钱. 使用像收获这样的工具,您可以生成 详细的发票 它能让你的客户确切地知道你在每个任务上花了多少时间.

E. 展示你的价值

如果你在帮客户的忙或给他们很大的折扣, 他们可能不会注意到——除非你引起他们的注意. 使用你的发票来突出你工作的真实成本,然后显示你已经打折了多少. 让你的价值在发票中可见,可以让你和客户围绕你的工作价值设定期望, 在保持良好关系的同时.

F. 使有意识的权衡

有效的项目成本管理也有另一面. 有时候,为了保持与客户的良好关系或保持竞争力,你需要损失一些钱. 没关系. 只要考虑一下,在整体业务健康的背景下,你决定在哪里处理这些计算出来的损失. 

时间和金钱

我们已经证明了 项目管理指南 成功地管理项目就是要充分利用有限的资源. 有效地执行你的项目, 你需要仔细计划和评估, 准确的价格, 管理你的时间, 并且仔细关注你的项目预算——你通过实践和磨练你的项目管理技能来完成预算. 

尽管低估项目的时间和成本可能是人类的本性, 与规划, data, 和经验, 您可以创建使您能够交付的现实的项目计划, 每一次. 

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