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项目成本估算:管理成本 & 时间线

创建一个项目评估不应该像旋转轮子一样. 时间跟踪数据可以帮助您预测项目何时完成以及需要花费多少.

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介绍

所以,你的公司有了一个新项目. 太棒了! 但在客户签字之前, 他们想要回答一些棘手的问题:这个项目要花多少钱? 什么时候能完成?

这些问题不仅对你的客户很重要,对你的业务也很重要. 答案是每一个项目的基础. 他们决定谁来做,做多久. 他们甚至可以决定你是赚钱还是赔钱.

即使赌注如此之高, 许多企业仍然没有一个有组织的方法来进行评估. 很多时候,他们只是从帽子里挑出一个数字,或者转动转盘,希望它落在能赚钱的东西上.

你不可能打开开关,自动开始进行更好的估算. 但, 借助时间追踪, 可以采用一种更加数据驱动的方法来降低项目亏损的风险. 下面是如何开始:

奠定了基础

作为一个客户服务企业, 你所能拥有的最有价值的数据是关于你的时间都花在哪里的信息, 因为, 在一天结束时, 你卖的是时间.

以便估计未来的项目, 你需要知道过去类似的项目花了多长时间来完成,以及它们花费了你多少钱.

以便估计未来的项目, 你需要知道过去类似的项目花了多长时间来完成,以及它们花费了你多少钱. 得到这个信息的唯一方法就是追踪时间.

时间跟踪听起来令人生畏,但如果你设置得当,它可以出奇地简单. 以下是确保你获得有用数据的一些技巧:

1. 跟踪具体项目的时间

确保你 跟踪单个项目的时间,并且这些项目与你为之付费的项目相对应. 这将确保您的数据以有用的方式打包.

2. 跟踪具体任务的时间

在每个项目中,你还需要跟踪具体任务的时间, 比如设计、项目管理或会议. 这将帮助您深入了解特定任务的成本.

3. 每个人都需要追踪时间

每个从事项目的人都需要记录他们的时间, 否则您的数据将不完整.

4. 确保数据准确无误

你的团队应该跟踪他们在项目上花费的实际时间. 确保他们输入的不是一些他们认为你想看到的“神奇数字”. 如果你的数据不准确,你的估计就会不准确.

5. 确定哪个时间属于哪个人

在你的公司里,不同的人可能有不同的薪水. 为了计算出一个项目的真实成本, 你需要有能力把每个人的时间分解.

6. 组织你的数据

您希望在每次开始一个新项目时都能够引用您的数据. 用有组织的时间表数据来维护过去项目的库将在未来节省你的时间. 如果可能的话,用项目代码之类的东西把类似的项目组合在一起.

估计项目时间

一旦你的时间跟踪已经完成了几个项目, 你可以开始运用它. 在进行估算时,最容易的地方就是从项目将花费多长时间开始. 一旦你对项目时间表感觉良好,你就可以估算它的成本了.

第一步是回顾已收集数据的项目库. 你想要找到与你即将开始的项目相似的项目. 如果你的潜在客户来找你重新设计网站, 回顾一下你在过去做过的站点重新设计. 如果你打算开发一款手机应用,不妨看看其他应用项目.

一旦你确定了相关的项目, 首先要看的是它们所花费的总时间. 这会让你对新项目的工作时间有一个大致的概念. 接下来,研究每个角色在每个项目中花费了多少时间. 设计师花了多少时间在这上面? 开发者花了多少时间? 那么项目经理呢??

很明显, 每个项目都是不同的, 你需要根据这个项目的具体情况做出调整. 但是回顾过去的项目可以为你估算每个角色需要在项目上花费多少时间提供一个可靠的起点.

一旦你对这个数字感觉良好, 在接下来的几个月里,你可以将其与你的团队的能力相匹配. 理想情况下,你应该已经有了一个系统来跟踪每个团队成员在接下来的几个月里计划工作多少小时,以及他们可以承担多少新工作. 如果您没有,我们建议您退房 收获预估.)

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将每个角色所需的工作时间与该角色的可用人员进行匹配. 如果您估计该项目将需要30小时的设计时间, 而你的设计师却什么都没做, 她也许能在一两周内把事情搞定. 但如果这也需要20个小时的开发时间, 而你所有的开发人员在这个月剩下的时间里都在忙于其他工作, 这样会把最后期限推迟一点.

一旦你将项目所需的时间与团队当前的能力相匹配,你就应该对项目何时完成有一个相当准确的估计.

当企业估算错误时, 这通常是因为他们低估了做一件事需要的时间. 不要忘记考虑到不可预见的情况,可能会导致项目略微落后于计划. 如果你认为一个项目只需要六个星期, 然后你向你的客户收取六周的工作费用, 如果项目出乎意料地需要8周时间,你就得自掏腰包支付额外费用. 别忘了给自己一点回旋的空间.

估算项目成本

现在困难的部分来了——弄清楚该收多少钱. 有 有几种方法可以用来为项目定价. 你最终收取多少费用将很大程度上取决于你使用的定价方法和你的业务的个人情况.

然而, 有一个基本的规则适用于(几乎)所有的项目:你需要向你的客户收取比你工作成本更高的费用. 换句话说,你希望在项目上赚钱而不是赔钱.

因此,要想知道向客户收取多少费用,最重要的第一步就是估算完成这个项目的成本. 一旦你知道了这个数字, 然后,你可以考虑与经营业务相关的固定成本和利润率, 这就是你最终要向客户收取的费用.

算出你的成本, 你要利用你对项目将花费多长时间的估计. 你可以通过几种不同的方法将这个数字转化为项目成本估算:

  • 将小时按个别-来分解 最准确的估算方法是找出谁将参与这个新项目,以及每个人将投入多少时间. 然后,你可以将这个数字乘以每个人的成本率(即你每小时付给他们多少钱),从而得出总成本估算.
  • 按角色分解工作时间 如果每个角色的薪水没有很大的变化, 您可以分解每个角色将花费在项目上的总时间(i.e. 所有设计师的总工作时间,开发人员的总工作时间等等.). 然后只需将每个角色的总小时数乘以每个角色的平均成本率.
  • 使用混合速率 有些人发现使用混合成本率更快——这是一种代表团队中每个人的平均成本率. 这样,他们就可以将项目估计的总小时数乘以混合速率,从而得出大致的成本.

无论你选择哪种方法, 你得出的总数代表了完成项目所需费用的粗略估计. 支付这些费用是你需要向客户收取的最低费用.

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收获允许您为团队中的每个人分配一个成本率, 所以你可以在他们记录时间的同时记录你的成本.
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提高你的估计

要记住的重要事情是,创建项目评估是一个迭代过程. 你做得越多, 你会得到更好的, 部分原因是你会有更多的历史数据来回顾. 以下是一些能够确保你在每次评估中都做得更好的方法:

找出问题所在

当你完成一个项目时,停下来看看它是如何完成的. 它最后出现赤字了吗? 换句话说,你花的钱比你向客户收取的多吗? 如果是这样,这可能意味着您的估计是错误的.

这有助于理解其中的原因. 范围改变了吗? 你的团队没有有效地利用时间吗? 客户有很多反馈吗? 对这些问题的回答不仅会帮助您改进项目的运行方式, 它们还将帮助您改进未来的评估,因为您可以更好地预测未预期的情况.

回顾个人估计

仅仅看项目整体上是否赚钱(或亏损)是不够的. 有时候,盈利的底线可以掩盖隐藏在表面之下的问题.

回顾一下你的项目时间表,你估计每个人和任务需要多少时间. 你对项目中需要投入的设计量的估算是否有偏差? 为什么? 有没有一个人在这个项目上工作的时间比你预期的要长? 与您的团队交谈并回答这些问题将大大提高您的评估游戏.

系统地 将你的估算与你的团队实际跟踪的时间进行比较 能不能帮你想出一个“缓冲”,你可以用在未来的评估中,以确保你不会受到伤害.

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将收获与它的姐妹应用Forecast连接起来,可以很容易地将你的估算与人们实际追踪的时间进行比较.
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结论

如果你是从头开始,这个过程可能听起来令人畏缩, 但是一旦你养成了收集和分析你完成的每一个项目的时间跟踪数据的习惯, 它变得相对简单.

改进对即将到来的项目的评估只是其中之一 跟踪时间有很多好处, 包括给你的客户计费吗, 保持项目盈利, 更好地管理你的团队. 唯一的问题是,很多人认为追踪时间很痛苦. 他们的团队抱怨不得不这样做,他们只是认为不值得战斗.

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