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如何激励员工跟踪时间

让你的团队记录时间是一场日常战斗吗? 这些建议可以帮助他们克服阻力,激励他们始终如一地跟踪时间.

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介绍

所以,您最终决定实现时间跟踪. 你说服了领导团队,让他们相信成功运作项目是至关重要的. 财务总监给了你预算. 在找到适合您组织的工具之前,您研究和测试了不同的工具. 你做了这么多工作,总有一天会得到回报. 你终于向你的团队介绍了这个全新的时间跟踪解决方案. 而且,响应? 蟋蟀.

没人追踪时间. 更糟糕的是,你现在是在浪费时间,你没有时间哄骗人们提交他们的时间表. 你知道时间跟踪对你的生意很重要, 但现在你已经准备好完全放弃了,就为了摆脱这个巨大的头痛.

这是我们经常听到的故事. 但是不要害怕! 您可以采取一些步骤来确保时间跟踪成功地推广到您的组织.

  1. 传达时间跟踪的价值 有时候,你所需要做的就是向你的团队坦白为什么业务需要跟踪时间. 只要理解“为什么”就能激励他们跟踪.
  2. 〇在团队中 确保你的期望是明确的,并且有一个系统可以让发布的时间跟踪尽可能的无缝. 让你的团队知道他们在追踪时间方面有各种不同的选择.
  3. 将时间跟踪集成到您的工作流程中 如果将时间整合到现有的工作流程中,您的团队更有可能跟踪时间. 利用应用程序和集成,让跟踪时间尽可能顺畅.
  4. 让时间跟踪成为一种积极的体验 通过花时间跟踪他们真正喜欢的事情来激励你的团队. 利用这些数据来改善他们的生活,奖励他们良好的时间跟踪习惯.

遵循这些建议,你的团队就会像一台上油的机器一样跟踪时间.

传达时间跟踪的价值

当大多数人觉得他们被强迫做一些没有理由的事情时,他们会感到沮丧. 如果他们要花时间在某件事上,他们想知道为什么. 这意味着, 让你的团队参与进来的第一步,也是最重要的一步是:坦率地告诉他们需要追踪时间的原因,以及你将如何处理这些数据.

清楚地说明为什么时间跟踪很重要

大多数人真心希望自己的公司成功. 他们愿意为此付出额外的努力. 要清楚时间跟踪是成功的关键. 您甚至可以更进一步,分享将要使用时间表数据创建的实际报告的示例.

以下是公司跟踪时间的几个常见原因,你可以向你的团队提出:

  • 跟踪计费时间- 如果你按小时计费的话, 向你的团队展示他们所追踪的时间是如何被拉进发票的, 公司的收入如何取决于他们对时间的跟踪.
  • 让项目按计划进行—— 如果你 使用时间跟踪来确保项目在预算之内,向人们展示你将要创建的跟踪项目进展的实际报告.
  • 〇更好地进行估算 向人们展示时间跟踪是如何让你创建过去项目的库的, 以及这些信息将如何改善你的评估和定价.

坦率地说明什么是时间跟踪  

人们对时间跟踪有很多恐惧. 许多人认为这意味着老大哥会监视他们的一举一动. 通过明确哪些事情不会发生来打消人们的顾虑(并鼓励他们关注时间).

让你的团队知道,你不会用时间跟踪来监视、微观管理或评判他们. 是的, 有一些讨厌的工具可以监控人们的行为,或者截屏他们的电脑. 你要清楚,这不是重点.

也, 强调准确性是最重要的事情,你并没有指望每周能达到多少小时. 让他们知道,如果他们一周工作少于40个小时,你不会惩罚他们. 否则,你的团队可能会编造出他们认为你想看到的东西.

在你的团队

你如何将时间跟踪引入你的团队,这将对他们最终是否跟踪时间产生重大影响. 以下是一些顺利和成功地引入时间跟踪的技巧:

给一个演讲

没有人喜欢在一周中增加额外的会议, 但在这种情况下,召开全体人员会议介绍新工具会有所帮助. 它确保每个人都在同一页上. 这也给了你一个机会去回答他们的问题和关心的问题.

以下是一些需要考虑的问题:

  • 解释你为什么要追踪时间 回顾所有需要追踪时间的原因. 这是展示一些示例报告或发票的好时机, 并解释为什么时间跟踪对于获取这些信息是必不可少的.
  • 让人们知道他们的选择 这取决于你使用的工具, 人们可能有许多不同的方式来输入运行时间的实时计时器或在事实之后输入时间, 使用移动或桌面应用程序,跟踪集成或浏览器扩展. 一定要教育你的团队,并帮助他们找到一种适合他们的方法来记录时间. 如果人们能以最适合自己的方式记录时间,他们就更有可能去做.
  • 演示一个定时器- 大多数人都熟悉在电子表格中记录时间, 但在工作时开始计时和跟踪可能是一个新概念. 许多人认为不停地开始和停止是一件痛苦的事情. 但一旦他们尝试了,他们会发现这比他们想象的更容易(也更快). 为你的团队做一个小演示可以帮助他们马上看到这一点.

设定一个时间表

一个一致的时间表可以帮助每个人保持一致,消除任何围绕期望的压力. 选择某一天,每个人的时间表都到期了. 大多数公司会选择周五下午或周一早上. 通过这种方式,人们知道他们必须在什么时候完成时间表, 他们也知道什么时候可能会收到后续邮件.

不要忘记在每周的这个时候提醒他们. 一个自动的Slack提醒或重复的日历事件可以做到这一点. 你的时间跟踪工具可能内置了提醒功能,你也可以利用它.

创建一个传奇

当你追踪时间时, 你的团队必须记录下客户, 项目, 以及他们正在进行的任务, 否则,信息的用处是有限的. 对一些人来说,他们可能不清楚自己到底应该把时间花在哪里. 什么时候是设计vs. 发展? 如果他们在为一篇博客文章研究信息,那是否应该作为研究或写作进行跟踪?

创建一个图例,其中包括每个项目和任务的快速描述. 明确在常见情况下,如开会或发邮件,人们应该记录自己的时间. 同时,确保在你的时间跟踪工具中有一个添加新项目和任务的流程.

让某人负责

现实情况是,时间跟踪很可能会不时被忽略, 即使是在最好的球队. 如果没有人给你一个温柔的提醒, 你可能会发现它根本就没能完成.

让一个人负责整个公司的时间跟踪, 并考虑将其融入到他们的工作描述中,以确保这一点能够真正实现. 如果团队认为系统可以改进,这就为他们提供了反馈——有时让团队跟踪时间的最好方法是让他们参与到过程中.

别忘了还有新员工

即使你给你的团队做了很棒的演示,回答了他们所有的问题, 这并不能帮助每一个在演讲后被雇佣的人. 作为新员工入职过程的一部分,要确保向新员工传达相同的信息. 你甚至可以花十分钟的时间和每个人坐下来,看看你的时间跟踪工具和对他们的期望. 当时间跟踪被清楚地传达为他们新角色的期望之一时, 他们更有可能这么做.

将时间跟踪集成到您的工作流程中

每次你要求人们中断他们正在做的事情或切换上下文来启动计时器, 你在制造摩擦力,让时间跟踪不太可能发生. 将时间跟踪集成到团队的工作流程中可以消除这种摩擦,并使人们更容易跟踪他们的工作.

此外,将时间跟踪集成到您的工作流程中,使时间跟踪更加可见. 如果你的团队在他们正常工作的地方看到一个计时器, 这可以促使他们追踪时间,否则他们可能会忘记时间.

下面是一些将时间跟踪集成到工作流程中的技巧:

  • 跟踪你最常使用的设备的时间 你的大部分工作都是在电脑上做的吗? 看看你的时间追踪工具是否有桌面应用. 你是不是忙得不可开交,要赶去客户办公室开会? 寻找一个移动应用程序. 你基本上生活在你的Chrome标签里面吗? 检查浏览器扩展.
  • 在你组织工作的工具中记录时间 利用任何 您的时间跟踪工具提供的集成,特别是那些能让你在你喜欢的项目管理系统中跟踪时间的工具. 这样当你检查下一步要完成的任务时, 你可以在那里开始计时. 对大多数人来说,从Asana、Basecamp或Trello追踪时间是非常有用的. 对于开发者来说,也许从GitHub上跟踪时间是最有意义的. 对于客户支持部门的人来说,可能是Zendesk.
  • 检查第三方工具- 即使你的时间跟踪工具没有提供很多集成, 您可以通过第三方工具构建自己的程序,比如 Zapier. 这些工具还可以帮助您开发有用的自动化程序,从而减轻重复的时间表任务带来的痛苦.

让时间跟踪成为一种积极的体验

激励你的团队是一项艰巨的工作. 如果不跟踪时间,制定法律并造成负面后果是很诱人的. 但如果你能让时间追踪成为你的团队的积极体验,就会更有效, 并强调追踪时间的所有好处. 这样,他们就会真诚地期待这样做,而不是把它视为一种必要的邪恶.

以下是确保时间跟踪对你的团队产生积极影响的一些方法:

预防精疲力竭

使用通过时间跟踪收集的数据来防止倦怠,并加强良好的工作与生活的平衡. 如果你发现人们每周工作超过40个小时, 你可以主动干预,帮他们分担一些工作. 当人们知道你在利用他们的时间支持他们, 他们更有可能追踪时间.

改进项目的运行方式

有时人们意识不到他们在会议上花了多少时间, 电子邮件, 或者其他内部流程,直到他们看到这些时间的统计. 利用这些数据来减少不必要的内部工作. 你的团队会感激你的.

助人自助

时间跟踪可以让你更深入地了解你是如何工作的. 你花在检查邮件上的时间比花在实际交付的工作上的时间多吗? 你是否把大部分时间都花在了最重要的事情上, 或者你经常被小任务分心? 时间跟踪数据可以帮助人们改善工作习惯. 让你的团队成员了解这些数据,激励他们更准确地跟踪.

奖励那些跟踪时间的人

一点贿赂也无妨! 当你的团队在跟踪时间方面做得特别好时,想想如何奖励他们. 也许你可以每周请他们吃午饭,保证他们的时间表百分之百准时到达. 我们甚至听说过 机构 只有提交了时间表的员工才可以在办公室随时饮用啤酒. 也许成功提交一个月的考勤表可以让你在当地酒吧或公司郊游中享受快乐时光. 发挥创意,花时间跟踪团队真正期待的事情!

不要让时间跟踪成为一种消极的经历

无论你做什么,都要小心将时间跟踪和惩罚联系在一起. 如果时间追踪给你的团队带来消极的体验, 他们会怨恨它的, 每周都会变成一场战斗. 避免在Slack上或全公司的电子邮件上公开羞辱别人. 您还希望避免因忘记提交时间表而受到金钱惩罚, 比如拒绝给员工发工资或者扣留他们的奖金. 虽然有时很难,但最好是使用积极的动机来获得时间表.

结论

我们希望这些技巧能够帮助您的团队走向时间跟踪的成功之路! 最重要的是找到一个适合你的团队的系统. 这需要一些试验,你可能会遇到一些阻力,但不要失去信心! 一旦人们进入跟踪时间的状态,你会惊讶地发现它是多么的无痛.

当然,这在很大程度上取决于是否有合适的工具. 如果您想了解收获如何帮助您的团队加快时间跟踪的速度, 你可以了解更多关于收获的信息 在这里,甚至 尝试免费试用 你自己试驾一下吧.