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使用粒度时间跟踪来做出更好的业务决策.

行业
创意机构
团队规模
37人
客户
网飞公司, 艾凡达,托尼奖
用例
发票的客户

查尔斯是家族大事. 由一对兄妹创立, 艾伦·爱德华兹和萨曼莎·爱德华兹, 这个品牌的名字是向他们的曾祖父致敬, 查尔斯·阿尔弗雷德Sealay. “这是一个贯穿整个家族的名字,”联合创始人兼首席执行官亚伦说 查尔斯 爱德华兹. 家庭和遗产与他们所从事的工作密不可分.

但合作并不总是理所当然的. “我和山姆小时候很讨厌对方,”艾伦笑着说. 随着他们的成长,他们意识到他们的不同之处是相互补充的. 因此,他们在2011年开始联手 查尔斯-专业从事战略、设计、媒体、内容和技术的全方位服务机构. 今天, 萨曼莎(首席创意官)是组织背后的创意指导力量, 而艾伦(首席执行官)则专注于财务和战略方面的业务. 他们与众不同的做法吸引了许多知名客户 网飞公司, 艾凡达, 托尼奖.

2011年,他们的团队只有两个人. 现在,他们已经发展到三十多人了. 他们能够实现这种持续增长的部分原因是,时间跟踪帮助他们与客户建立了积极的关系,并为业务做出了更好的决策——在密集扩张期间管理团队的福祉. 但找到合适的软件来追踪他们的时间可不是件容易的事. 没有什么东西具备他们想要的功能. 直到他们第二次尝试收割.

重新发现收获.

有趣的, 查尔斯夫妇在早期曾短暂尝试过收获,但当团队中的某个人建议使用另一种工具时,他们放弃了它. 但在这期间,他们的业务不断发展,收获的产品也得到了改善. “我们最后回过头来看看它,心想,‘我们为什么不使用这个呢?“亚伦说. “它有更多的功能. 它更强健. 其集成 是更好的方式."

“我们为什么不用这个呢?? 它有更多的功能. 它更强健. 其集成
更好的方式.”

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收获如此吸引人的部分原因是它能够非常详细地追踪时间, 细粒度的水平. “这里非常严格,”亚伦说. 这些团队正在跟踪微任务. 如果他们在网站横幅上工作20分钟, 或者网站设计, 或品牌标识, 或者品牌战略, 这都是在项目中设置的, 从《365滚球APP》.”

他们有充分的理由想要如此精确地记录自己的时间. 它提高了与客户之间的透明度,减少了争吵 一分钟关于 一分钟差异. “我们有一些客户说, ‘Oh, 你花了10分钟在这上面, 我还记得那个任务,而且还不到10分钟. 大概有5个,’”亚伦说. “如此精确地跟踪时间的价值在于,当客户提出要求时,你不必向他们解释.”

而不是在旧发票上苦苦挣扎, 收获允许Aaron和他的团队主动地让客户了解他们的进展. 例如, 他们经常与客户共享收获的“总结”标签,这样他们自己就可以看到一个给定项目的时间在哪里. 另外, 他们使用收获公司的数据,每个月生成非常详细的燃尽报告, 这样客户就可以看到他们是如何跟踪的, 根据初步估计.

charles-photo-2@2x

时间跟踪在微观尺度上的价值.

详细的, 细粒度的时间跟踪 这不仅能帮助查尔斯夫妇取悦他们的客户,还能帮助他们安排时间,为他们的业务做出更好的决策. “你可以通过这些数据学到很多有趣的东西,”亚伦说.

例如, 团队使用收获中过去项目的日志来改进项目评估. “我们可以看看之前的项目,然后说, “好吧, 那么这个项目和类似的项目有什么不同呢? 等等,我们走远了. 为什么? 哦,因为我们错误地推销或歪曲了我们的想法.’”还有这个历史记录, 查尔斯号使用的是收获的配套应用程序, 预测, 计划未来的项目和分配资源.

该团队还自由地使用收获的集成来获取大部分数据并提前计划. “我们有 Zapier连接 并连接到财务模型,然后在后端进行预测资源建模,”亚伦说. “因此,我们正在利用我们捕获的数据做很多事情,然后为许多财务和商业决策提供信息.”

“我们可以看看之前的项目,然后说, “好吧, 那么这个项目和类似的项目有什么不同呢?’”

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时间跟踪能力越强,责任越大.

虽然微观层面上的时间跟踪对查尔斯一家来说是绝对有利的——改善了他们与客户的关系,使他们能够做出更好的商业决策——但亚伦意识到,这些数据既不好也不坏. 这完全取决于你如何使用它.

“我认为这是一种危险的工具,”他说. “我这么说是因为如果你没有正确的哲学, 人们很容易指责说‘你为什么烧得这么高?“为什么我们会超出预算??为什么我们没有达到我们给出的这个具体的估值?“为什么你工作的时间不像你的同事那么长??“你可以参与这个游戏. 我认为我们已经吸取了教训,在数据上尽量少说明性, 更全面地思考我们为什么要使用这个平台.”

“我们在Slack做民意调查,让人们猜测:谁在一个特定项目上做的工作最多? 我们最糟糕的烧钱项目是什么? 我们尽量不把它看得太严肃,而是乐在其中.”

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这就是为什么艾伦和他的团队如此重视员工的福祉. 除了使用收获来保持项目的领先之外,他们还使用它 密切关注那些加班的员工. 亚伦说:“当我们看到有人烧得超级热时,这对我们来说是一个危险信号。. “也许他们没有和我们交流,因为他们热爱这份工作,他们想做——但我们需要考虑把这个人换掉。, 或者减少他们的工作时间, 或者得到更多的资源.对他们来说,收获既是一个项目管理平台,也是一个人力资源工具.

为了鼓励员工参与,该团队甚至将时间跟踪游戏化,使其更有趣. “我们在《外围滚球app365》上做民意调查,让人们猜测:谁发送的《外围滚球app365》最多? 谁在一个特定的项目上做的工作最多? 我们最糟糕的烧钱项目是什么? 我们过去了多少个小时?”亚伦说. “我们尽量不把它看得太严肃,而是乐在其中.”

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最后是一个软件解决方案.

可以肯定地说,切换回收获是一种成功:“我们不希望从这个平台切换,因为它在管理需要完成的工作的绝对复杂性方面非常强大,”亚伦说.

今天, 这个团队非常依赖这个平台来进行客户沟通, 金融类股, 和项目管理. 另外, 他们已经开始使用收获作为人力资源工具, 确保员工没有过度工作.

为了艾伦和他的团队, 这就是收获真正的力量所在:“我认为这就是这个平台的真正价值所在,”他说. “如果你能让人们更全面地思考数据, 这样他们就可以更好地有效地管理团队,并管理士气, 他们可以管理文化, 他们能够平衡工作和娱乐.”