跳到内容

使用时间跟踪来平衡内部“客户”需求.

行业
媒体 & 有创意的服务
团队规模
18人
客户
内部团队
用例
管理团队的带宽

2020年秋季,2019冠状病毒病大流行正在重塑大学体验. 它不仅改变了学生和教育者的生活,也深刻地改变了所有支持他们的人的工作. 迈克尔·埃德尔(Michael Eder)是媒体执行董事 & 有创意的服务 哥伦比亚大学专业研究学院他在这个部门工作了八年. 他和他的团队为学校制作了学术视频和面向公众的视频. 虽然对他们服务的需求一直很高,但现在,需求却在飞涨.

但与此同时,对他们服务的需求迅速增加, 他们的角色发生了深刻的变化. “刚开始的时候,我有12门在线课程,”埃德尔说. “这是为所有人提供的白手套服务. 现在是百位.“而不是为每个教师创建视频, “更多的是培训和促进. “这是一个很棒的工具,我们可以告诉你如何有效地使用它。.’”

现在,他们专注于开发更好的直播解决方案和创建动态在线课程. 虽然他们没有直接参与捕捉课堂上的实时内容, 他们确实帮助了五十多名正在录制课程的学生摄像师.

现在的情况可能是新的, 但满足内部许多不同“客户”的需求一直是一种平衡. 作为SPS的共享资源,Eder和他的团队经常发现他们的服务有很高的需求. 几年前, 一个程序, 特别是, 是否要求比其他人更多的资源,导致其他利益相关者开始受到影响. “我需要一些证据,”埃德尔说. “我必须有理由告诉他们,我们想为你们做伟大的工作, 但我们不能用同样的方式为每个人做伟大的工作,就像我们为你们做的那样.”

这就是收获的作用所在.

“本质上,问题是:我们如何解释我们正在做的工作?”

了解更多关于使用收获跟踪时间的信息

平衡内部客户的竞争需求.

埃德尔和他的团队需要想办法 向他们的内部客户展示他们努力的方向. “本质上,问题是:我们如何解释我们正在做的工作?“这样一来,如果他们注意到某个客户使用了更多的共享资源, 他们可以去查证据,然后, 如果有必要的话, 与他们的主管和利益相关者进行对话.

“我们能说, ‘看, 我们把所有的时间都花在这个特定的实体上,“说埃德尔. 事实上,学校应该采取更全面的观点. 在项目和其他利益相关者之间应该有一些平等.”

时间跟踪似乎很适合解决这个问题,所以他开始研究工具. 当他找到收获时,他知道值得一试. 只有一个问题——让他的团队加入进来.

columbia-photo-2@2x

克服时间跟踪的怀疑论.

尽管埃德尔知道时间追踪是保护团队时间的必要手段, 他担心他的团队会怎么做. “我知道,如果我们开始用数字来记录人们的时间,肯定会不受欢迎, “你在做什么工作??”他说.

他没有错. 时间跟踪的想法对团队来说是一种调整,并且有一些不安——至少一开始是这样. 他说:“最初,人们会说,‘天哪,我每周得工作35个小时。’. “我告诉他们,‘看,请不要记录35小时,’因为这不是这个项目的目的. 目的是真正弄清楚你在做什么项目. 它不是去弄清楚你在这一天或这一周都在做什么.他希望这个体系能让他们受益, 而不是让他们觉得自己被监视了.

我真的需要把这个故事讲给大家听, 这不是他们的问题,而是我们的问题, 作为一个群体, 能够解释我们正在做的工作.”

了解如何管理项目

这仍然需要一些说服. “我真的必须把这个故事讲给人们听, 这不是他们的问题,而是我们的问题, 作为一个群体, 能够解释我们正在做的工作,”他说. “这是我唯一能真正期待人们快乐地参与这个过程的方式.”

他向他的团队保证,他对他们记录确切的工作时间或精确地测量他们的工作不感兴趣——他只是想要一个记录作为后盾. 很快,他的团队开始回心转意.

管理精神负荷.

因为埃德尔和他的团队没有 使用收获向客户收费,他们不担心是否准确. Eder说道:“就我个人而言,我在这里花半个小时,在那里花一个小时. 他不鼓励团队使用计时器,因为他们不需要追踪自己的时间到分钟. 这只会使他们的日志变得不必要的复杂——特别是当他们在做多个项目的时候.

最有趣的是, Eder用收获描述了他的精神负担:“如果某件事真的沉重地压在我的心上,它会带走我很多的灵魂, 它在吞噬着我——几乎是惩罚性地增加了我的工作时间,”他说. “所以这就是我试图鼓励人们采取的心态:‘多少你的心和灵魂——你的 工作的人-这是在接受?’”如果一个特定的项目占据了他所有的大脑空间,他会记录额外的时间来解释它.

所以这就是我试图鼓励人们采取的心态:‘多少你的心和灵魂——你的 工作的人-这是在接受?’

学习如何使用收获追踪时间

他的方法可能不同寻常,但很有效. 他说:“将会有一些变数。. “这几乎是一种估计. 但这总比我们什么都不做要好.“现在, 如果有人问他们正在进行的项目的最新情况, 他可以回丰收公司告诉他们进展如何, 基于他的团队所花费的时间(和精力).

最重要的是,它可以保护他的团队不受过度膨胀的项目的影响. 在收获项目中有一个记录——即使只是一个估算——会让团队的精力从其他优先事项中转移出来. 埃德尔说:“这就足以让我去找我的主管说,‘看,这是一种反常现象. “这是一个异常值. 我们不应该这么做.’”

columbia-photo-4@2x

 

应对2020年返校的挑战.

现在, Michael和他的团队面临着新的挑战:新学年开始时,他们的工作环境与以往完全不同. “调和我们所做的工作真的很难, 而不是我们现在所做的,”埃德尔说. “过去,我们会用相机拍东西. 现在,一切都是遥远的. 我们还没有权限. 慢慢地,我们又回到了面对面的工作.“虽然他们现在有时会当面录音, 他们仍在研究远程拍摄的最佳方法.

适应这些新的工作环境的一部分就是要接受这样一个事实:工作并不会完美,但仍要努力做到最好. Michael说:“现在的情况非常混乱,肯定会出现问题。. “我认为我们的工作是尽可能地将其扼杀在萌芽状态.”

迈克尔和他的团队正努力平衡这一切, 丰收会在那里支持他们的每一步.